Mga equipment ng call center

Anong equipment ang kailangan para patakbuhin ang isang call center?

Computer (desktop/ laptop)

Walang pagkakaiba kung ang mga call center agent ay magtatrabaho on-site o magtatrabaho sila ng remote. Lahat sila ay nangangailangan ng mga computer (mga desktop o laptop) para maka-access ng call center software at ng communication tools na kakailanganin para matugunan ang mga inbound call at outbound call. Madalas, di naman kailangan ng mga advance na computer para epektibong magawa ng agent ang trabaho. Gayunpaman, ito ang rekomendadong minimum specifications ng mga call center computer:  

• Ang pinakabagong Windows o Mac OS operating system.
• Di bababa sa 2 GB ng RAM (pinahuhusay ng mas malaking memory ang performance).
• Hard disk space na di bababa sa 60 MB.
• Antivirus at spyware protection software. 

Mga headset

Bawat call center agent ay nangangailangan ng isang headset na may headphone at microphone. Pinakamaiging gamitin ang professional at high-quality na mga headset na mas maayos ang tunog, mas matibay, at mas komportableng gamitin ng mga agent. Bukod doon, sa mga sobrang busy na call center na may agents na halos magkakatabi na, mas maigi na ang mga headset ay merong noise-cancelling function para maalis ang ingay at gawing malinaw ang komunikasyon. 

Internet connection

Kailangang-kailangan ang maaasahang koneksiyon ng high-speed internet dahil ang mga modernong call center ngayon ay gumagamit na ng teknolohiyang VoIP (voice over internet protocol) sa pagtawag at pagsagot ng mga phone call (imbes na analog na mga linya ng telepono). At para naman sigurado ang mga high-quality call, maayos ang komunikasyon, at tuloy-tuloy lagi ang serbisyo, kailangang-kailangan ang sapat na bandwidth. Ang laki ng bandwidth na kakailanganin ay depende sa dami ng mga agent at sa klase ng software na ginagamit, kaya’t puwedeng magkakaiba ang laki ng kakailanganing bandwidth.  

Office space

Madalas, kailangang maglaan at lagyan ng gamit ang office space ng isang in-house call center. Kung ang call center ay virtual call center, ang mga agent ay sa kani-kanilang lokasyon nagtatrabaho. Bukod doon, kung ang in-house call center ay maraming empleyadong nagtatrabaho sa maliit na espasyo lang, makaaapekto ang microclimate at sitwasyon ng pagtatrabaho sa pagiging produktibo at sa performance. Sa ganitong lugar, kailangan ng aircon at fire safety para sa siguradong ligtas na lugar para sa trabaho.

Ano ang mga call center tool?

Call center software

Call recording

Madalas, may kasamang call recording tools ang call center software solution. May benepisyo ang mga agent sa call recording dahil sa ilang dahilan. Una, puwede nilang balikan ang mga recorded na customer conversation kung kailangan ng konteksto para sa isang naganap na interaksiyon. Magagamit din ito ng mga call center manager para sa quality assurance at sa training ng mga agent.

Mga auto-dialing tool

Ang auto-dialer software tools (halimbawa, ang predictive dialer o power dialer) ay puwedeng kasama na sa call center software o puwede ring nakahiwalay na solusyon. Sa paggamit ng mga ito, ang mga call center agent ay nakagagawa ng mas maraming mga call sa mas maikling panahon na hindi nila kinakailangang manual na mag-dial ng mga phone number. Malaki ang tulong ng mga ito para makabawas sa kawalan ng ginagawa at pagdagdag sa pagiging produktibo ng mga agent.

Customer Relationship Management (CRM)

Mga analytics tool

Kasama sa mga call center cloud solution ang analytics at performance monitoring tool. Sa tulong ng call center analytics at reporting tools, nata-track ng mga call center manager ang iba-ibang call center metrics at KPIs para makakuha ng mas malalim na pananaw sa performance ng mga agent, tulad ng kung sino ang nangangailangan ng karagdagang training at kung ano pa ang magpapabuti ng trabaho para masigurado ang customer satisfaction.

Mga workforce management tool

Ang paggamit ng workforce management tools ay mahalaga para sa mga call center na may maraming call volume. Puwedeng gamitin ng mga manager ang workforce management tools para matukoy ang magiging call volume, matukoy ang agent staffing batay sa mga historical trend, i-optimize ang mga agent schedule, at i-monitor ang pagsunod sa schedule. Ang mahusay na pamamahala ng workforce ay mahalaga para malaman ang tamang bilang ng mga call agent na makukuha sa tamang oras para asikasuhin ang inaasahang dami ng tawag.

Magkano ang aabutin sa pag-set up ng bagong call center?

Ang pinakamahalaga sa pagtatayo ng isang call center ay ang pagpili ng cloud-based o ng on-site solution. Di tulad ng mga cloud-based tool, ang mga on-site call center ay kailangang mag-invest agad sa hardware, mga license, mga housing server, at sa tuloy-tuloy na gastos para sa maintenance at mga upgrade. Ang ibang kakailanganin sa pagkalkula ng gastos ay ang sumusunod:

• Suweldo ng empleyado at mga benepisyo
• Gastos na pang-administratibo
• Training ng mga empleyado
• Renta sa office space
• Mga building at utility fee
• Equipment ng agent
• Furniture at office supplies
• Gastos sa call center software

Ang call center software tulad ng LiveAgent ay karaniwang binabayaran kada buwan para sa bawat agent. Maaaring magkakaiba ang mga presyo nito depende sa napiling call center software provider at depende sa dami ng features na kasama sa pricing plan at sa bilang ng mga agent na gagamit ng software. Maaaring kuwentahin din ang halaga ng mga calling cost na hindi kasama sa patuloy na gastusin.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Anong equipment ang kailangan para patakbuhin ang isang call center?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang pagbuo at pagpapatakbo ng cloud-based na call center ay nangangailangan ng tutok na office space (kung hindi remote ang trabaho ng mga agent) at pagbibigay ng tamang equipment sa mga empleyado. Kasama dito ang computer na may partikular na tech requirement, high-quality headset na may noise-cancelling na kapasidad, at mabilis na internet connection para masigurado ang pagbibigay ng dire-diretsong serbisyo.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Ano ang call center tools?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang call center software ang pangunahing tool na kailangan ng mga agent sa kanilang trabaho sa call center (pagtugon sa inbound at outbound customer calls). Ang ibang kinakailangang tools ay call recording software, auto-dialing (para sa outbound call center), customer relationship management (CRM) software, call center analytics at reporting, workforce management, call accounting tools, at marami pa. Puwedeng built-in na ang tools na ito sa call center software o puwedeng hiwalay na solution.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Magkano ang aabutin sa pag-set up ng bagong call center?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang gastos sa pag-set up ng isang call center ay nakadepende sa iba’t ibang bagay tulad ng initial upfront expenses na mag-iiba-iba depende sa uri ng call center na itatayo (kung cloud-based o on-site call center solution). Ang on-site ay mangangailangan ng investment sa hardware, software license, at on-site servers. Ang ibang expenses ay ang suweldo ng mga agent, renta sa office, call center equipment, at patuloy na buwanang fee ng bawat agent na gumagamit ng call center software.” } }] }