Mga template sa serbisyong kustomer

Ang pag-aaral na inilathala ng Gartner Group ay nagmumungkahi na 80% ng kita ng negosyo sa hinaharap ay malilikha mula sa 20% ng mga kustomer nito.

Bukod dito, lumilitaw na ang mga nasiyahang mamimili ay karaniwang gumagastos ng halos higit pa sa 70% sa kanilang ikatlong taon kumpara sa kanilang unang taon.

Ang pagbibigay ng kalidad na serbisyong kustomer, gayunpaman, ay nangangailangan ng oras, at dito madaling nagagamit ang mga template sa serbisyong kustomer. Sa artikulong ito, pag-uusapan natin ang tungkol sa malawak na spectrum ng mga benepisyo na kasama ng paggamit sa mga template sa komunikasyon, at ilang mahahalagang tip na iyong maisasama upang pataasin ang kasiyahan ng kustomer.

Kaya bakit ginagamit ang mga template sa serbisyong kustomer sa una pa lang?

Nakakatipid sa oras

Ligtas na ipalagay na ang iyong kliyente ay tumatawag sa departamento ng Suportang Kustomer upang lutasin ang limitadong bilang ng mga problema. Sabihin nating, 4-5 ay mga karaniwang isyu at umookyupa ng halos 80% ng “bandwidth” sa iyong departamento ng suporta.

Sa pamamagitan ng paggamit ng mga template, ang pangkat sa suporta ay maaaring magpokus sa aktwal na pagtugon sa mga isyu na nararanasan ng mga kustomer, kaysa sa pag-aksaya ng oras sa pagta-type. Sabi nga, importante na bigyang diin na hindi lahat ng mga problema ay maaaring masagot sa pamamagitan ng template, ngunit ito ay malaking kabawasan sa paggugol ng oras.

Mas kaunting pagkakataon upang magkamali

Ang mga tao ay madaling magkaroon ng pagkakamali, lalo na pagdating sa gramatika o ortograpiya, at ito ay ayos lang. Gayunpaman, ang mga negosyo ay dapat tangkaing bawasan ang posibilidad ng maling pagkakasulat sa mga salita na lumulusot sa mga email, mensahe at iba pang anyo ng interaksyong B2C. Ang mga template sa serbisyong kustomer ay mahusay na paraan upang makamit ito.

Sa pamamagitan ng pagbuo ng isang hanay ng de-kalidad na mga template, masisiguro mo na ang iyong mga kustomer ay makakatanggap ng mga malilinis na email na nasuri ng mga pinakamataas na serbisyo sa pag-edit na mabilis na lulutas sa kanilang mga isyu.

Kasiyahan ng empleyado

Kung mayroong oportunidad na alisin ang mga hindi kinakailangang gawain para sa araw ng trabaho ng iyong mga empleyado, ang paggawa nito ay lubos na pahahalagahan. Gustong-gusto ito ng mga manggagawa kapang nirerespeto ng mga employer ang kanilang oras at hinahayaan silang ilaan ang kanilang oras sa mga bagay na talagang mahalaga.

Tumaas na bilis sa pagtugon

Ang mga mamimili ay may mataas na inaasahan patungkol sa oras ng pagtugon. Ayon sa ulat na inilathala ng Harvard Business Review, ang karamihan sa mga negosyo ay matagal tumugon sa mga kahilingan ng mga kustomer. Ang karaniwang oras ng pagtugon sa mga na-audit na kumpanya ay 42 oras, na kung saan, sa totoo lang, ay masyadong matagal. Ang mabilis na reaksyon ay magbibigay sa iyo ng magandang posisyon sa kumpetisyon.

Pagkakapare-pareho sa komunikasyon

Ang mga negosyong nagmamalasakit sa kanilang tatak ay nagbibigay ng malaking atensyon sa kanilang tono ng tatak. Ito ay mahalagang mukha na tumutukoy sa karanasan na pinagdadaanan ng kustomer kapag nakikipag-ugnayan sa kanilang negosyo. 

Ang kamangha-manghang halimbawa ng pare-parehong tono sa kopya at komunikasyon ay ang MailChimp, ang serbisyong email sa marketing. Ang kanilang ‘Gabay sa Estilo ng Boses at Tono’ ay tiyak na sulit na suriin upang makakuha ng mas mahusay na pag-unawa kung paano patunguan ang pagsulat ng nilalaman at mga template na naaayon sa iyong imahe ng tatak.

Mga pinakamahusay na kasanayan sa mga template sa komunikasyon

Gawing personal ang mga template

Ang mga kostumer ay pinapahalagahan ito kung sila ay tinatrato “bilang tao” at hindi lamang bilang numero sa spreadsheet. Mahigit sa 70% ng mga mamimili ang nagpahayag ng pagkadismaya kapag ang kanilang karanasan ay hindi naisapersonal. Bukod dito, madalas silang handang magbayad ng mga premium na rate upang makatanggap ng wastong pagtrato.

Habang gumagamit ka ng isang template na mensahe, laging maglaan ng oras upang gamitin ang pangalan ng iyong kustomer.

Lohikal na istraktura ng mga pangalan

Bilang negosyo, magkakaroon ka ng mga kustomer na nagmula sa iba’t-ibang mga etnikong karanasan, na nagpapahiwatig na sila ay mayroong iba’t-ibang mga istraktura ng pangalan. Isaalang-alang iyon kapag gumagawa ng isang template na mensahe.

Subukang maghanda hangga’t maaari ng maraming artikulo sa Batayang Kaalaman

Mahalaga na permanenteng i-update ang iyong batayang kaalaman. Samakatuwid, ang departamento ng suportang kustomer ay maaaring palaging magbigay sa iyong kliyente ng tumpak na impormasyon na agad maa-access. 

“Ang mahusay na itinayong batayang kaalaman ay lubos na magpapabuti sa mga relasyon ng iyong mga kustomer, ngunit magkakaroon din ito ng malaking epekto sa oras na kinakailangan upang sanayin ang bagong kawani, na likas na babawas din ng mga gastos.”

Ronak Meghani – ang Kasamang Tagapagtatag ng Magneto IT Solutions.

Mga uri ng mga template sa komunikasyon

Mga template sa email na pormal/pang-negosyo

Ang kritikal na aspeto sa likod ng ganitong uri ng template ay “pormal” ito. Bigyan ng labis na pansin ang mga kamalian na nauugnay sa pagbabantas, tiyaking gumagamit ka ng sapat na mga salita ng paglipat, iwasan ang mga splice sa koma at mag-ingat din kung paano ka magpapaalam.

Kung nais mong malaman ang higit pa, lumikha kami ng ilang Mga template sa negosyo upang magamit agad.

Mga template sa kahilingan ng kustomer

Kapag sinusubukang sumulat ng template sa kahilingan ng kustomer, isaalang-alang ang pinaka-karaniwang mga kahilingan na natatanggap mo mula sa iyong kliyente.

Narito ang ilang mga halimbawa na maaari mong makita na kapaki-pakinabang:

• Kamangha-mangha ang iyong serbisyo, ngunit ito ang problema ko rito.
• Hindi ako nasisiyahan sa iyong serbisyo, at narito kung bakit.
• Bago ako dito, paano ako [kilos]?

Mga iskrip sa live chat at Mga naka-can na tugon

Habang ang mga ito ay hindi kapani-paniwalang kapaki-pakinabang, ang pagpapadala ng maling naka-can na tugonay maaaring makabawas sa kasiyahan ng kustomer. Gamitin sila bilang mga template, ngunit iakma ang pinaka-angkop na naka-can na tugon sa sitwasyon ng iyong kliyente. Gayundin, huwag labis na gamitin ang teknikal na jargon, at huwag kalimutang lagyan ng kaunting pagpapatawa kung naaangkop.

Mga template sa pagbebenta

Ang mga template na ito ay talagang nakakalito. Ang iyong layunin ay upang makapagbigay ng maraming potensyal na halaga sa napakaliit na bilang ng mga salita. Mahalaga rin na ito ay isinapersonal na mga mensahe hangga’t maaari upang ang iyong mga email sa pagbebenta ay hindi lamang itapon bilang spam.

Kung nais mong malaman ang higit pa, lumikha kami ng ilang Mga template sa pagbebenta upang magamit agad.

Mga template sa marketing

Pagdating sa mga template sa marketing, mahalagang magpokus sa pagpapanatili ng boses ng iyong tatak, lalo na kung ang mga template na ito ay nakadirekta sa iyong mga umiiral na kustomer. 

Kung nais mong malaman ang higit pa, lumikha kami ng ilang Mga template sa marketing upang magamit agad.

Mga template sa SMS

Ang tekstong pagmemensahe ay kasalukuyang kabilang sa mga pinakamabisang paraan sa marketing sa labas. Ang mahirap na bahagi tungkol sa mga template sa SMS ay kailangan nilang maging maikli, habang ang iyong layunin ay upang magsingit ng nakakahimok na call-to-action, isinapersonal ito at magbigay ng maraming halaga sa tatanggap.

Mga template sa serbisyong kustomer na handang gamitin:

Kung nais mong mahanap ang higit pa, basahin ang LiveAgent – Mga Template.

Konklusyon

Ang mga template ay mahusay na solusyon sa malawak na spectrum ng mga isyu. Gayunpaman, ang mga negosyo ay kailangang lumapit sa pagpapa-unlad ng mga template sa komunikasyon nang may wastong pagsisikap, isinasaalang-alang na ang maling paggamit o hindi magandang pagpapatupad ng template ay maaari ring tumalo sa layuning pataasin ang kasiyahan ng kustomer. 

Tuklasin ng mag-isa

Mahalaga ang kaalaman, ngunit kapag ito ay naisabuhay lamang. Subukan ang lahat sa aming akademya sa loob mismo ng LiveAgent.