Sa kaibuturan ng tao, likas ang kagustuhang maging kanais-nais at ang maghanap ng pagtanggap mula sa iba. Pero, sa kasamaang palad, kahit gaano pa natin pilitin, minsan ay kailangan nating kumontra o tanggihang ang isang bagay at humindi sa kausap. Ito ay napakahirap gawin para sa mga taong takot sa backlash at gustong maging sikat. Kaya heto ang ilang paraan para magalang na makatanggi, kahit pa sa trabaho ito tulad ng customer service or iba pang pang-araw-araw na sitwasyon.

Epektibo ang mga ito sa emails, magkakaharap na pag-uusap, sa telepono, sa chat app, o kahit ano pang sitwasyon kung saan kailangan ninyong tumanggi sa pakiusap ng isang tao.

Humingi muna ng tawad

Puwede itong tingnan bilang kakaibang payo, lalo na kung kayo ay sadyang wala namang ginagawang mali. Pero ang paghingi ng tawad bago tumanggi ay may ilang benepisyo. Una, ipaalam sa kausap ninyo na merong masamang balita. Pangalawa, magpakita ng empathy, na sasalo sa bigat ng balita. Ganito ang magalang na pagtanggi.

I’m sorry, but we had to refuse your request to move to another department.

Huwag nang magpaligoy-ligoy pa

Kung nag-iisip kayo ng detalyadong sagot sa tanong ng isang tao para lang tumanggi sa hinihingi niya, dalawang bagay ang puwedeng mangyari.

Una, puwede nilang isiping nagsisinungaling kayo dahil sa pagiging detalyado ng sagot ninyo.

Ikalawa, maghahanap sila ng paraan para makumbinsi kayo sa pamamagitan ng paghahanap ng butas sa sagot ninyo.

Kaya imbes na ubusin ang sampung minuto sa pagpapaliwanag kung bakit kayo tumatanggi, gawin itong mabilisan at hindi nakasasakit. Ito ay magiging mas matapat at di na gaanong magkakaroon ng pagkakataong magka-argumento.

Kaya, imbes na: “Sorry, pero hindi ko kayo maipagda-drive sa istasyon bukas kasi may swimming lessons ang anak ko at kung ma-miss niya ito, maaapektuhan nito ang chance niyang makaabot sa championship.”

Ito ang sabihin…

I’m sorry but I can’t help you, I have something planned out for tomorrow.

Maging prangka

Minsan, ang pag-sugarcoat ay mas makasasama pa kaysa makabubuti. Imbes na maghanap ng paraan para mapagaan ang bigat ng balita, maging prangka sa kausap ninyo.

No, I’m afraid I can’t do that for you.
OR
That’s not possible at the moment.
OR
I would rather not get into that kind of situation.

Sa ganitong paraan, ang taong nakikining sa inyo ay tuwirang makatatanggap ng negatibong sagot. Ito ang pinakamadaling solusyon sa lahat, pero mapanganib din dahil puwede kayong lumabas na masyadong prangka.

Humindi nang dalawang beses, kung kinakailangan

Minsan, ang mga tao ay patuloy na magpupumilit kahit tumanggi na kayo sa unang pagkakataon. Puwede nilang isiping posible pang magbago ang isip ninyo o kaya pagkatapos ng sapat na pagkumbinsi, puwede kayong bumigay. Ulitin lang (nang magalang pa rin) ang pagtanggi ninyo.

As I said, I’m afraid I can’t help you at the moment.
OR
As I previously mentioned, we don’t give discounts to seniors.

Ipasa sila sa iba

Ang isang pagkakataon kung saan ang mga tao ay ayos lang na makatanggap ng pagtanggi ay kapag iminungkahi ninyo sila sa iba na tingin ninyo ay mas makatutulong sa kanila. Sa ganitong paraan, hindi nila iisipin ang pagtanggi ninyo, bagkus ay nakatulong pa kayo sa kailangan nila. Siyempre, una, siguraduhin munang ang taong imumungkahi ninyo ay kayang gawin ang trabaho.

I can’t help you at the moment since I’m not an expert on tax, but Susan from accounting can give you a hand.
OR
While I can’t solve this problem immediately, I can connect you with someone from customer service to help you out.

Gayahin ang kanilang pakiusap

Kung empathy ang pag-uusapan, isa sa mga pinakamainam na tactic para hindi negatibo ang sagot ninyo ay ang paglagay ng sarili sa kanilang posisyon. Kung komplikado ang sitwasyon (o ang tao) na hinaharap ninyo, puwede itong makatulong para magmukhang hindi kayo tumatanggi. Tulad na lang sa nakaraang scenario, sinisimulan na ninyong maging magalang bago tumanggi.

You’re right, we did take too long when processing your request. However, I cannot help you at this time.
OR
It’s true that we haven’t done enough for your case. However, I don’t think we can really help you out with your request.

Mag-alok ng alternatibo

Siyempre, ang pagtanggi ay hindi mabuti sa pakiramdam ng taong kausap ninyo. Pero kung bibigyan ninyo sila ng alternatibo na puwedeng maging kasing-ayos ninyo, puwede nilang tanggapin ang pagtanggi ninyo nang mas maluwag.

I’m afraid I can’t give you a discount on a premium plan, but I can give you another month of free trial.

Hindi ito palaging posibilidad, dahil minsan ay walang alternatibo. Isa pa, tandaan na ang pagbigay ng alternatibo ay puwedeng magdagdag pa ng di kailangang diskusyon.

Balikan ang kausap ninyo

Kadalasan, ang pakiusap ng isang tao ay hindi natatapos agad-agad. Hindi ninyo malalaman na kung ganito nga, kakailanganin ninyo ng authorization ng isa pang tao o puwedeng ibang bagay pa. Sa mga ganitong sitwasyon, sabihin sa kausap ninyo na titingnan ninyo muna at babalikan sila pagkatapos. Siyempre, siguraduhin na babalikan ninyo talaga sila.

I can’t tell you where your shipment is at the moment, but I will check up on that and let you know sometime tomorrow if that works for you.
OR
While I can’t help you out at the moment, you can check back tomorrow and see if we have any more of those shoes in stock.

Halimbawa mula sa tunay na buhay:

Paano tumanggi sa isang imbitasyon?

Tingnan natin ang isang partikular na halimbawa. Paano tumanggi sa isang imbitasyon sa kasal? Kung hindi kayo makadadalo sa kasal o baka ayaw ninyong pumunta, ang pag-iisip kung paano kayo magalang na makatatanggi ay madalas na mahirap gawin.

Mga halimbawa ng pagtanggi sa imbitasyon sa kasal:

Thank you so much for the invitation. Unfortunately, I am unable to attend. Congratulations to both of you. Have a lovely day!
OR
I am sorry, but I cannot make it in person. Would love to celebrate with both of you when we get the chance. Anyways, congrats to both of you!

Kongklusyon

Ang paghindi o magalang na pagtanggi ay isa sa mga pinakamahirap gawin, kahit ano pa mang sitwasyon, sa kaninong tao, o sa kahit anong wika. Ang tips na ito ay makatutulong sa pagtanggi ninyo nang mas madali at para makaiwas sa hindi magandang sitwasyon sa taong kausap ninyo. Tingnan ang aming Customer Communication article para sa karagdagang kaalaman.

Diskubrehin ninyo

Mahalaga ang kaalaman kung napapraktis ito. Kaya i-test na ang lahat ng natututuhan ninyo sa aming academy sa loob mismo ng LiveAgent.

https://www.youtube.com/watch?v=hESlAVnF8G4

Try out LiveAgent for FREE

Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 14-day free trial right away!

FREE TRIAL Magpa-schedule ng demo

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Paano humindi nang magalang?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang paghindi o magalang na pagtanggi ay isa sa mga pinakamahirap gawin, kahit ano pa mang sitwasyon, sa kaninong tao, o sa kahit anong wika. Pero puwedeng gawing magalang ito na may kasamang kabaitan. Halimbawa, Salamat sa oportunidad pero kailangan kong tumanggi sa ngayon. Pero bukas ako sa potensiyal na collaboration natin sa hinaharap.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Paano tanggihan nang magalang ang isang business offer?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Magsimula sa pagsasabi ng pasasalamat sa offer, pero magsalita nang prangka. Puwede rin ninyong ipakita ang mga dahilan kung bakit kayo tumatanggi sa offer. Pero kung nais pa ninyong magkaroon ng pagkakataon sa panibagong oportunidad sa hinaharap, siguraduhing sasabihin ninyo itp sa huli.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Bastos bang tumanggi sa isang imbitasyon?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “May mga pagkakataon talagang kailangan ninyong tumanggi sa isang imbitasyon. Hindi kabastusan kung mahinahon ang paraan ninyo sa stiwasyon. Tandaan, humingi ng paumanhin, pero maging prangka o, sa madaling salita, huwag nang magpaligoy-ligoy pa, at mag-offer ng alternatibo kung babagay sa sitwasyon.” } }] }

Balik sa academy Gumawa ng LIBRENG account