Thank you letters

Thank you email o thank you letter?

Batay sa laki at uri ng kompanyang pinapatakbo ninyo, pati na rin sa dami ng customer na gusto ninyong pasalamatan, puwede ang email or printout na thank you letters (pinadala bilang regular na sulat). Ang ilang factors na puwedeng isaalang-alang sa pagpili sa dalawa ay ang sumusunod:

• Timing ng pagpapadala: Ang pinakamabilis na araw na matatanggap ang isang tradisyonal na sulat ay isang araw pagkatapos itong ipadala. Kung ang timing ay hindi kritikal, puwede kayong magpadala ng sulat. Pero kung kailangan agad ng follow-up – tulad ng pagpapasalamat sa customer sa kanilang pagbili – email ang mas mainam.
• Antas ng pormalidad: Dahil ang mga email ay hindi pormal kumpara sa mga sulat sa mundo ng business, kung gusto ninyong panatilihin ang pormal na komunikasyon sa mga customer, piliin ang mga sulat.
• Nilalaman ng message: Puwedeng magdagdag sa email ng graphics, images, videos, links, o files – kung gusto ninyong maging mas malikhain ang thank you message ninyo kaysa maging plain printed text lang, mainam ang email.
• Budget restrictions: Ang pagpapadala ng email ay mas mura, at ang pagpapadala ng sulat ay may karagdagang gastos (papel, pag-print, postal service fee). Para sa isang global business na may mga customer sa buong mundo, ang email ang natatanging reasonable na option.

Paano magsulat ng customer thank you letter

Ang kahit anong customer appreciation letter ay dapat may structure na mas pormal kumpara sa email, at dapat palaging may mga basic na nilalaman ng thank you letter. Ang mga sumusunod ay ilang makatutulong na tips sa paggawa ng perpektong thank you letter sa mga customer ninyo:

1. Gumamit ng tamang pagbati

Ang pagpili ng tamang pagbati para sa appreciation letters ay depende sa relasyon ninyo sa customer. Mas mainam pa ring gumamit ng mga pormal na pagbati tulad ng “Dear Mr./Ms. Carter,” o “Dear John.” Ang mga impormal na pagbati tulad ng “Hello,” “Greetings,” o “Hi there” ay dapat iwasan. Siguraduhing i-double check ang spelling ng pangalan ng recipient, kung hindi, baka magkaroon ng hindi magandang impression sa una pa lang.

2. Tutukan ang pakay ng sulat

Ang tanging pakay ng isang thank you letter ay dapat ang pagpapakita ng pagpapahalaga at paghayag ng pasasalamat sa loyal customers. Pigilan ang sarili na mag-pitch ulit ng negosyo. Huwag banggitin ang kahit na anong paparating na sales, special offers, bagong produkto, o kahit ano pang puwedeng maging ad dahil ito ay puwedeng maka-distract sa customer mula sa unang pakay ninyo.

3. Magdagdag ng ilang follow-up lines

Pagkatapos magpasalamat sa customer, puwede ring magdagdag ng ilang follow-up statement na magpapakita na maasikaso kayo sa pangangailangan ng customer. Puwede itong pagbanggit na palagi kayong available kung may katanungan o concern sila tungkol sa mga produkto o serbisyo ninyo. O kaya naman, tanungin sila kung may puwede pa kayong magawa para sa kanila para tumaas ang kanilang pagkakontento.

4. Isama ang brand ninyo

Para maging mukhang propesyonal ang sulat, siguraduhing gumamit ng letterhead kasama ang company name, logo, o iba pang branding information. Ang isang maayos na letterhead ay nagagawang kakaiba ang sulat, nasisiguro ang brand visibility, nakatutulong na mapatunayan ang authenticity nito sa makatatanggap, at makagagawa ng pangkalahatang propesyonal na impression.

5. Gumamit ng tamang pagtatapos

Kapag magtatapos ng isang thank you letter, importanteng gumamit ng magalang at propesyonal na salita. Puwede ninyong piliin ang palaging ginagamit na “Taos-pusong nagpapaalam” o “Regards” o ang medyo mas personal na “Best regards”, “Lubos na gumagalang,” “Best wishes,” “With appreciation,” o “Nagpapasalamat.” Ang mga pagtatapos tulad ng “Always,” “Cheers,” “Nagmamahal,” o “Ingat” ay masyadong impormal para sa business letters at dapat iwasan.

6. Tapusin gamit ang pirma

Habang ang paggawa ng thank you letters ay personal at puwedeng mahirap para sa malalaking kompanya, ang pagdagdag ng pirma sa ibaba ng sulat ay makatutulong na makapagdagdag sa level ng personalization. Kahit na hindi palaging puwedeng makapagpirma sa mismong sulat, ang printed na pirma ay mas mainam kaysa sa naka-type lang na pangalan.

Mga halimbawa ng customer thank you letter:

1. Pagpapasalamat sa mga matatagal nang customer para sa kanilang loyalty

2. Pagdiriwang ng isang company milestone

3. Pagpapasalamat sa pagtatapos ng taon

Diskubrehin ninyo

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Thank you email o thank you letter?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Batay ito sa laki at uri ng kompanyang pinatatakbo ninyo, pati na rin sa dami ng customer na gusto ninyong pasalamatan. Kung kompanya kayong maraming customers, mas okay na choice ang thank you emails. Pero mas naa-appreciate lagi ang thank you letter.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Anong factors ang dapat isaalang-alang bago magpadala ng thank you letter?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Bago magpadala ng thank you letter, tingnan ang ilang factors tulad ng timing ng delivery, antas ng pormalidad, at nilalaman ng message dahil maiimpluwensiyahan nito ang magiging kalalabasan.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Paano magsulat ng propesyonal na customer thank you letter?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang kahit anong customer appreciation letter ay dapat may structure na mas pormal kumpara sa email, at dapat palaging may mga basic na nilalaman ng thank you letter.” } }] }