Automated call systems

Puwedeng gumamit ang mga business ng isang automatic calling service para magpadala ng pre-recorded voice message sa libo-libong leads at prospects para sa qualifying o selling purposes. Nakapagpapadala rin ito ng event reminder o isang emergency message sa kanilang buong contact list, kasama ang team members.

Sa karagdagan, ang automated phone systems ay tumutulong sa mga kompanyang mag-deliver ng angkop na answering machine messages sa customer support calls.

Paano gumagana ang automated call system?

Gumagana ang automated call system nang pareho sa inbound calling system at isang automated outbound call management system.

Sa inbound call systems, hinahayaan kayong mag-record ng unique audio message para sa iba’t ibang problema ng customer para ang bawat caller ay puwedeng mamili mula sa menu options at maayos ang isang partikular na isyu. Puwede nilang piliing magruta ng calls sa available agents kapag ang partikular na mensahe ay hindi naayos ang problema.

Sa karagdagan, puwede ninyong gamitin ang auto dialer systems para magpadala ng isang pre-recorded na mensahe sa kahit kanino sa inyong contact list kahit sila hindi tawagan ng agents ninyo.

Ganito gumagana ang automatic phone menu systems:

• Isang recorded na mensahe ang magpe-play kapag tumawag ang customer sa local o toll-free number ng kompanya.
• Ang customer ay makapipili ng angkop na menu option sa pamamagitan ng pagpili ng katumbas na numero sa paglutas ng isyu o pagkuha ng live agent support.
• May kasamang interactive voice response systems ang iba na hinahayaan ang customers na sabihin ang isyu sa halip na pumindot ng button.
• Ang outbound calls naman ay gumagana sa kabaligtaran. Ang automated messaging system ang gagawa ng call, at kahit alinman dito, isang recorded na mensahe ang magpe-play o ikokonekta ang caller sa isang agent kapag naka-detect ito ng boses. Kung di man, gagamitin nito ang “Auto leave message in voicemail” na feature.

Ang mga custom phone menu systems ay sumusuporta sa iba’t ibang third-party integrations. Halimbawa, puwede ninyong ma-integrate sa CRM (Customer Relationship Management) software para i-segment, i-score, at i-track ang leads ninyo.

Ano ang features ng automated call systems?

Ang pinakamainam na features ng automated call systems ay ang sumusunod:

• Customizable caller IDs – Pagkatapos ma-verify ang isang valid na phone number, puwede na ninyong i-customize ang caller ID ninyo para malaman ng customers kung sino ang tumatawag sa kanila.
• Custom company greeting – Puwede na ninyong i-welcome ang bawat caller gamit ang isang custom message.
• Bulk voice message broadcasting – Ito ang dialing systems na walang agent pero hinahayaan ang business owners na gumawa ng sabay-sabay na calls sa isang buong listahan ng contacts.
• Scheduling calls – Ang mga kompanya ay puwedeng magtakda ng partikular na petsa at oras para sa bawat outbound call.
• Voicemail detection – Kapag ang answering machine o voicemail service ay nakakuha ng call, ang automated call system ay magre-replay ng mensahe pagkatapos ng tone.
• Voicemail-to-text – Ang sistema ay puwedeng magpadala ng text kapag ang tinatawagan ay walang voicemail.
• Automated answering services – Puwede ninyong i-record ang mga mensahe para sa pag-address ng karaniwang mga problema ng customer.
• Customizable routing rules – Puwede na ninyong iruta ang calls ninyo batay sa CRM o help desk data para ma-enjoy ang automatic lead distribution at makapagbigay ng mainam na daloy ng customer support. Puwede ninyong itakda ang skills-based na pagruta na nakabatay sa scores ng agents o batay sa kanilang oras ng trabaho.
• Real-time analytics – Isang live na dashboard na may real-time monitoring at reporting features ang puwedeng magbigay sa inyo ng insights sa average response time, performance ng agent, at marami pa.
• Advanced features – Karamihan ng sistema ay may offer na advanced features tulad ng call recording, video conferencing, meeting recording at transcriptions, automatic call back, voicemail transcriptions, call transfers, polls, at surveys.

Ano ang kailangang iwasan kapag gumagamit ng automated call systems?

Ang pangit na menu ay isa sa pinakamasamang bagay na puwedeng mangyari sa isang automated call system. Puwedeng ikagalit ito ng caller at gugustuhin nilang lumipat sa ibang serbisyo.

Dapat concise ang menu at may offer na options na angkop sa iba’t ibang sitwasyon. Umiwas sa mahahabang greetings, maling options, at napakaraming pagpipilian na puwedeng ikalito ng customers.

Ang muffled o malabong music at clunky na user interface ay puwede ring makasira ng user experience. Hindi dapat pinahihirapan ang callers ninyo para lang makakuha ng kinakailangang support o makinig sa kantang paulit-ulit lang habang naka-hold.Kung kayo ay nagdesisyong magpatugtog ng hold music, hayaan ninyo ang callers na pumili ng kanilang paboritong tunes para mapabuti ang kanilang satisfaction.

Ano ang mga benepisyo ng paggamit ng automated call systems?

Kapag kayo ay gumamit ng automated call system, mae-enjoy ninyo ang mga benepisyong ito:

• Time efficiency – Ang automated phone calls na tatawag sa mahabang listahan ng phone numbers ay makakatipid ng mahalagang oras, pinapaigting ang productivity at efficiency ng inyong agents.
• Tipid sa gastos – Salamat sa unlimited calling at abot-kayang presyo, makakatipid kayo ng pera sa outbound calling habang naglilingkod sa customers sa buong mundo. Ang automated na pagsagot ay nakababawas sa on-call time ng agents, at nakababawas sa karagdagang gastos.
• Nabawasang response time – Ang angkop na pre-recorded na mensahe ay puwedeng sumagot nang mabilis sa customer queries.
• Customer satisfaction – Kahit sinong customer ay puwedeng mag-transfer ng call sa isang live agent para malutas ang complex na isyu.
• Pag-aalaga sa lead – Sa automatic call distribution, hinahayaan kayong mag-follow-up sa leads nang mainam at tataas ang conversion rates at sales. Puwedeng mag-generate ng detalyadong report sa bawat call at mag-integrate ng sistema sa third-party apps tulad ng CRM o help desk software.
• Pag-aalaga sa lead – Maraming sistema ang may offer ng team messaging at internal calling features para sa mas streamlined na komunikasyon at collaboration. Karamihan ay may offer na unlimited storage para sa call recordings, mga mensahe, at shared documents.

Magkano ang automated call systems?

Ang automated call systems ay sulit sa presyong solutions na hindi kailangan ng hardware at software installations.

Depende sa provider, makakukuha kayo ng basic plan na nagsisimula sa humigit-kumulang $20 bawat user kada buwan, pero may limitadong capabilities ito. Ang ilang providers ay naniningil ng halos $200 kada user/buwan para sa advanced plan. Ang ilan ay naniningil ng buwanang minute fees, habang ang iba naman ay nagbibigay ng unlimited minutes at texting.

Kung kayo ay kukuha ng annual pricing plan, puwede ninyong makuha ang annual pricing discount. Ang isang volume discount ay posible para sa maraming karagdagang user accounts.

Baka LiveAgent ang pinakaabot-kayang option. Nagsisimula ito sa $49/agent/buwan at may offer na 180+ features, ito na ang pinakaabot-kayang plan sa market.

Ito ay premium, all-inclusive na plan na babayaran ninyo kapag ginagamit lang, kaya walang annual plan options. Hindi kailangan ng kontrata o setup fees, at puwede ninyong i-upgrade or ikansela kahit kailan at makakukuha ng libreng 30-araw na trial (hindi kailangan ng credit card) para madiskubre ang features.