Anong mga equipment ang kailangan sa pagpapatakbo ng help desk?

Tumutugon ang help desk agents sa mga service request at nagbibigay ng technical assistance para magkaroon ng isang napakagaling na user experience. Bukod sa pagbibigay ng office space sa isang service desk team, ang pag-set up at pangangasiwa ng mga helpdesk service ay nangangailangan ng minimal na equipment investment. Ang basic na kailangan ng isang help desk agent ay isang headset para sa pag-asikaso ng mga inbound/outbound call at high-speed Internet connection.

Mga computer at headset

Karaniwan na ang minimum na computer requirement para sa isang cloud-based help desk ay kahit 2 GHz multi-core processor man lang, 4Gb (sana mas malaki) memory (RAM), at 500 MB ng bakanteng hard disk space. Kung ang inyong service desk ay mangangasiwa ng voice interaction, kailangan ng team ninyo ng mga high-quality headset. Kailangang meron itong noise-canceling capability at magandang quality ng audio na tutulong mag-minimize ng istorbo sa paligid.

Stable na Internet connection

Para masigurado ang mainam na daloy ng serbisyo at suwabeng operation ng software, ang pangangasiwa ng isang help desk ay nangangailangan ng mabilis at stable na Internet connection na merong sapat na bandwidth para mag-asikaso ng mga incoming ticket volume at mga phone call. Negatibo ang epekto ng pangit na connectivity sa quality ng mga interaksiyon ng mga service desk agent at customer.

Dedicated office space

Ang set-up ng isang help desk ay nangangailangan ng pag-allocate at pag-equip ng isang office space na nagbibigay ng adequate level ng comfort at proteksiyon para sa mga agent. Ang sukat ng workspace, functionality, at mga hardware requirement ay dumedepende sa sukat ng inyong help desk team at mga suportadong media format.

Karagdagang mga equipment

Ito ay habang ang mga cloud-based help desk solution ay mabilis na nagiging laganap sa mga maliliit at mid-sized na business. Ang mga malalaking organisasyon na merong mas malaking mga helpdesk team ay puwedeng gawing preference ang on-site solution. Ang pag-set up at pangangasiwa ng on-site service desk ay nangangailangan din ng mga server para mag-host ng mga help desk software application. Ang partikular na mga server requirement ay karaniwang nililista ng service desk software provider.

Ano ang mga help desk tool?

Help desk software

Para epektibong asikasuhin ang customer interaction at mga service request mula sa iba-ibang support channel, ang mga agent ay kinakailangang merong professional service desk software na merong tamang feature at capability at isang intuitive interface. Ticket management, automation rules, SLA management, multichannel communication support, reporting, at self-service capabilities ang ilan sa kinakailangang features ng modernong help desk solution.

Customer Relationship Management

Ang customer relationship management ay kritikal sa pagtiyak ng high-quality support. Tinatago ng CRM ang lahat ng impormasyong kaugnay ng customer at ng kanilang history ng interaksiyon sa organisasyon. Binibigyan nito ng kakayahan ang mga help desk agent para maghatid ng highly relevant at personalized na support. Karamihan ng mga service desk system ay merong built-in na CRM o merong integration sa kasalukuyang CRM system ng kompanya.

Mga call management tool

Ang mga help desk agent ay puwedeng gumamit ng call management tools para suportahan ang phone-based customer interaction. Dahil meron itong mga call center at VoIP capabilities na naka-integrate sa help desk, naaasikaso ng mga agent ang inbound calls at outbound communications. Ang mga feature tulad ng automatic call distribution (ACD), call routing, call recording, at ibang mga call center feature ay sisiguraduhin ang mahusay na management ng mga inbound call. Habang ang auto-dialing tools (tulad ng autodialer, predictive dialer, at power dialer) ay kakailanganin para asikasuhin ang malaking volume ng mga outbound call.

Mga performance monitoring tool

Ang mga help desk software system ay karaniwang meron na o puwedeng ma-integrate sa reporting at analytics tools na makapagbibigay sa mga business manager ng insights sa agent productivity at performance. Pinapayagan din nito ang pagsunod sa mga mahalagang desk metrics at KPI. Batay sa data, puwedeng mag-identify ang mga help desk team leader ng lugar na kailangan ng improvement o makita ang mga agent na hindi naaabot ang performance goals.

Mga workforce management tool

Para tiyaking ang service desk support center ay nalagyan ng saktong empleyado at gagana ito sa pinakamataas na level ng kahusayan, puwedeng gumamit ng workforce management tools ang mga service desk manager. Binibigyang kakayahan ng WFM software ang mga manager na kalkulahin at mag-forecast ng staffing requirement, gumawa at mag-assign ng nararapat na agent schedule, at mag-monitor ng agent efficiency.

Magkano ba talaga ang halagang kailangan sa pagtatayo ng isang bagong help desk center?

Depende sa bilang ng factors tulad ng sukat ng business ninyo at inyong support team, customer support budget, at ang uri ng help desk software na pipiliin ninyo (on-site o browser-based help desk software). Kapag nagkakalkula ng total ng pag-set up at pangangasiwa ng bagong service desk center para sa business ninyo, pag-isipan ang mga gastos na ito:

ang gastos sa pag-hire at training ng bagong mga agent
mga suweldo, benepisyo, at administrative expenses na konektado sa mga empleyado
ang gastos sa pagrenta ng office space (maliban kung mga remote agent ang kukunin ninyo)
nagpapatuloy na expenses sa office utilities at Internet connection
office furniture (desks, chairs)
equipment ng agents (computers, headsets, at ibang devices)
ang presyo ng help desk software at mga call

Ang gastos ng pag-set up at pangangasiwa ng isang service desk center ay iba-iba batay sa pagpili ninyo ng cloud-based o on-site deployment. Ang cloud-based help desk software tulad ng LiveAgent ay all-in-one solution na nangangailangan ng monthly subscription fees. Iba-iba ang mga ito depende sa napili ninyong pricing plan. Habang nangangailangan naman ang on-site help desk tools ng upfront investment na kasama ang pagbili ng software license at mga server, at ang patuloy na maintenance at operating cost.

Provide excellent customer service.

LiveAgent’s omnichannel customer service software is packed with powerful automation features that can boost your agent’s productivity. Curious about all the opportunities?

Try LiveAgent Magpa-schedule ng demo

Frequently Asked Questions

Anong mga equipment ang kailangan sa pagpapatakbo ng help desk?
Ang pag-set up at pangangasiwa ng isang in-house help desk ay nangangailangan ng isang office space (maliban kung piliin ninyong mag-set up ng remote help desk na merong mga agent na nagtatrabaho mula sa sariling mga lokasyon nila), tamang agent equipment (mga desktop computer/ laptop, headset), at isang matibay na high-speed network connectivity na merong sapat na bandwidth capacity na sakto para sa ticket volume ninyo. Ang pag-implement ng mga on-site help desk solution ay nangangailangan ng sarili ninyong mga server para mag-store at mag-manage ng data.
Ano ang mga help desk tool?
Para epektibong pangasiwaan ang mga service request na nanggagaling sa iba-ibang communication tools, dapat merong mga fully-featured help desk software na naka-integrate sa CRM at call management tools para sa mga agent. Bukod dito, puwedeng gamitin ng mga service desk manager ang reporting at analytics tools para sundan ang iba-ibang help desk metrics at KPI pati workforce management tools para epektibong maglagay ng mga service desk at schedule agent. May iba-ibang service provider na may offer na tools, kaya mahalagang mag-research kayo bago gumawa ng desisyon.
Magkano ba talaga ang halagang kailangan sa pagtatayo ng isang bagong help desk center?
Sa pagkalkula ng cost ng pag-set up at pangangasiwa ng isang bagong help desk center, pag-isipan ninyo ang gastos sa renta ng office space at utilities, furniture at mga suweldo, hiring at training ng mga bagong agent, at presyo ng help desk software. Pagdating sa deployment ng on-site service desk solution, kasama sa mga dagdag na gastos ang presyo ng software license, hosting ng inyong mga server, at patuloy na maintenance, habang ang mga cloud solution ay nangangailangan ng patuloy na monthly fee.

Balik sa glossary Gumawa ng LIBRENG account

Pagkatapos mong basahin ang tungkol sa mga equipment ang kailangan para sa help desk, baka interesado ka ring alamin ang mga equipment ng call center. Alamin kung anong mga kagamitan ang kailangan para sa operasyon ng call center at kung magkano ang aabutin sa pag-set up nito.