Pagrerekord ng VoIP na tawag

Mayroong dalawang paraan upang harapin ang pagrerekord ng VoIP na tawag depende sa teknolohiya ng iyong VOIP (Voice over Internet Protocol) at patakaran ng kumpanya.

Manu-manong pagrerekord ng VoIP na tawag

Ang manu-manong diskarte ay nangangahulugan na ang empleyado ang magpapasya kung irerekord o hindi ang kanilang mga VoIP na tawag sa pamamagitan ng pagpindot sa buton na irekord. Ang opsyong ito ay mahusay na diskarte kung nais mong humingi ng pahintulot sa bawat tawag bago i-on ang pagrerekord ng VoIP na tawag.

Pag-awtomatiko ng pagrerekord ng tawag

Pinipili ng ilang mga kumpanya na irekord ang lahat ng mga VoIP na tawag sa telepono (ibig sabihin, parehong papasok at papalabas na mga tawag). Upang maitakda ang mga inaasahan ng mga kustomer, karaniwang sinasabi ng sistema ng telepono sa mga kustomer nang maaga na ang mga papasok na tawag ay irerekord para sa “pagsasanay na mga layunin.” Minsan gumagamit ang mga tagapamahala ng awtomatikong pagrerekord upang malutas din ang mga reklamo ng kustomer.

Paano i-set up ang pagrerekord ng VoIP na tawag

Ang proseso sa pagse-set up ng pagrerekord ng VoIP na tawag ay nag-iiba depende sa tukoy na teknolohiya na iyong ginagamit. Gamitin ang sumusunod na hanay ng mga hakbang upang makapagsimula.

• Tukuyin ang iyong mga pangangailangan sa pagrerekord ng VoIP na tawag

Ang pagrerekord ng mga tawag ay gumagamit ng digital na lugar ng imbakan, at ang ilang mga kustomer ay maaaring hindi pumayag sa pagrerekord ng tawag sa telepono. Samakatuwid, dapat maingat na bumuo ng mga alituntunin sa kumpanya kung kailan at paano irerekord ang mga tawag.

• Suriin ang mga tampok sa pagrerekord sa mga plataporma ng VoIP

Ang iyong susunod na hakbang ay upang suriin ang mga tukoy na tampok sa pagrerekord na magagamit sa mga plataporma ng VoIP. Halimbawa, kung balak mong irekord ang malaking bilang ng mga VoIP na tawag, suriin upang makita kung aling mga plataporma ng VoIP ang sumusuporta sa malaking bilang ng pagrerekord at kung magkano ang babayaran mo para sa mga pagrerekord ng tawag.

• Beripikahin ang pagkaka-tugma sa laptop

Karamihan sa mga provider ng VoIP ay nag-aalok ng solusyon sa pagrerekord para sa mga gumagamit ng VoIP sa laptop na aparato.

• Tingnan kung sinusuportahan ang iyong aparato

Makipag-ugnayan sa iyong provider ng VoIP upang malaman kung sinusuportahan nila ang mga mobile na aparato. Halimbawa, kung nais ng iyong mga empleyado na gumamit ng mga teleponong Android, kung ganun suriin ang VoIP na sumusuporta sa Android. Upang maberipika ang kalidad ng solusyong VoIP, suriin upang makita kung ano ang aktwal na sinasabi na mga kustomer tungkol sa paggamit ng solusyon sa pagrerekord. Halimbawa, tingnan ang provider ng serbisyong VoIP sa TrustPilot o Capterra at tingnan kung ano ang sinasabi ng mga tao tungkol sa kanilang mga VoIP na app.

• Pagse-set up ng pagrerekord ng VoIP na tawag

Sa yugtong ito, kailangan mong iberipika ang kalidad ng audio ng solusyon sa pagrerekord. Upang maberipika ang kalidad ng audio, magpatakbo ng mga serye ng pagsubok sa kontrol ng kalidad kung saan ang isang empleyado ay ginagaya ang mga tawag ng kustomer sa pangkat ng pagbebenta (ibig sabihin, mga papasok na tawag). Gayundin, subukan kung ang mga papalabas na tawag ay angkop na nairekord.

Maaari ka bang magrekord ng tawag sa kumpanya?

Bago ka gumamit ng solusyon sa pagrerekord ng iyong mga tawag, mayroong ilang mga panuntunan na dapat tandaan.

• Pahintulot ng Lahat ng Mga Partido sa Pagrerekord ng Tawag

Ayon sa HubSpot, labintatlo sa estado ng Estados Unidos, kabilang ang California, Connecticut, Delaware, Florida at Montana, ang humihiling sa lahat ng mga partido na sumang-ayon bago mairekord ang tawag. Kung pangunahin kang tumatawag sa mga tao sa mga estadong ito, tiyaking humihingi ka ng pahintulot bago magrekord ng mga tawag. Sa labas ng Estados Unidos, maraming iba pang bansa ang nangangailangan upang lahat ay pumayag. Kung nagrerekord ka ng mga tawag sa mga tao sa Canada, Alemanya at Europa, tiyaking nakakuha ka ng pahintulot.

• Pahintulot ng Isang Partido

Ang ilang mga estado ng Estados Unidos tulad ng Alabama, Alaska at Colorado ay pinahihintulutan ang pagrerekord ng tawag kung ang isang partido ay sumasang-ayon sa pagrerekord ng tawag.

Bilang pangkalahatang panuntunan, pinakamahusay na humingi ng pahintulot bago magrekord ng pag-uusap sa telepono. Kung hindi ka kukuha ng pahintulot, maaaring mawala ang reputasyon ng iyong kumpanya para sa mahusay na serbisyong kustomer.

Kailangan mo bang sabihin sa mga kustomer na ang mga tawag ay nakarekord?

Ang bawat kumpanya ay may iba’t-ibang diskarte sa pagtatakda ng mga inaasahan ng kustomer para sa pagrerekord ng tawag. Sa pangkalahatan, may dalawang diskarte.

Habang pumapasok ang mga papasok na tawag, ang pagrerekord na nakaimbak sa menu ng IVR ang nagsasabi sa mga kustomer na ang mga tawag ay nakarekord para sa pagsasanay na mga layunin. Sa pamamagitan ng pagbibigay ng abiso sa bawat tawag, itinatakda mo ang mga inaasahan ng kustomer sa bawat sitwasyon.

• Abiso sa Paunang-Pagtawag

Ang kahaliling diskarte ay ang sabihan ang iyong mga empleyado, kabilang ang mga kinatawan sa pagbebenta at mga pangkat sa serbisyong kustomer, na humingi ng pahintulot bago irekord ang bawat tawag.

• Humiling ng Pahintulot

Ang kontrol sa pag-access ay nagiging mahalaga kung nagrerekord ka ng mga tawag para sa maraming layunin (hal., pagsasanay na mga layunin, pagbibigay ng mga pananaw sa industriya sa pangkat sa pagmemerkado). Ang mga tawag ng kustomer ay madalas na naglalaman ng sensitibong impormasyon tulad ng pangalan ng kustomer, address, numero ng telepono at credit card. Gawin mong protektado ang iyong recorder ng VoIP gamit ang mga password at iba pang mga hakbang sa seguridad.

Mga benepisyo ng pagrerekord ng VoIP na tawag para sa mga negosyo

Mayroong maraming benepisyo na maaari mong makamit mula sa paggamit ng recorder ng VoIP. Sa seksyong ito, tatalakayin namin ang mga pinakakaraniwan.

Pagsasanay na mga layunin

Sa pamamagitan ng pagrerekord ng mga reklamo ng kustomer sa tawag, maaari kang magbigay sa totoong mundo ng pagsasanay sa serbisyong kustomer sa mga empleyado. Ang pagrerekord ng tawag sa ahente ng serbisyong kustomer ay maaaring magbunyag ng mahalagang pananaw sa kung paano malutas ang mga problema. Sya nga pala, maaari ka ring makakuha ng mahahalagang pananaw para sa pagsasanay ng kinatawan sa pagbebenta.

Mga pananaw sa pagbebenta

Ang bawat tawag sa mga kinatawan sa pagbebenta ng iyong kumpanya ay maaaring puno ng mga kwento ng kustomer at naaaksyonang pananaw. Halimbawa, maaari mong mapansin na ang pagsangguni sa mga tukoy na detalye mula sa mga nakaraang pag-uusap ay nakakatulong na lumikha ng positibong impresyon sa kustomer. Gumamit ng pamamahala ng ugnayang kustomer (CRM) para sa mga naaaksyonang pananaw, pangkalahatang ideya sa kasaysayan at iba pang nauugnay na pagkakataon at kasalukuyang mga detalye sa katayuan pagkatapos ng bawat tawag sa pagbebenta.

Mga pananaw sa pagmemerkado

Ang pangkat sa pagmemerkado ay maaaring madalas na hindi matugunan ang mga aktwal na kustomer. Samakatuwid, kapaki-pakinabang na bigyan ang pangkat sa pagmemerkado ng pag-access sa mga rekord ng tawag upang ibase ang kanilang pagmemerkado sa tumpak na pananaw mula sa mga kustomer.

Ang paggamit ng pagrerekord ng tawag sa iyong patuloy na pagsasanay at sa pag-coach na programa ay mahusay na kasangkapan sa pamamahala. Ang pagsusuri ng ilang mga pagrerekord ng tawag ay mahalaga kapag susuriin ng tagapamahala ang pagganap ng ahente sa serbisyong kustomer. Kung may mga makabuluhang problema, maaari kang magtakda ng karagdagang pagsasanay, tulad ng pagsasabi sa ahente na mag-download ng mga mataas na na-rate na rekord ng mga tawag ng kustomer.

Paano ko maiiwasan ang isang tao sa pagrerekord ng aking mga tawag sa telepono?

Ang paggamit ng recorder ng VoIP ay nagdudulot ng mga benepisyo, ngunit hindi lahat ng kustomer ay nais na marekord ang kanilang tawag. Iyon ang dahilan kung bakit ang flexibility ng solusyon sa recorder ng VoIP ay mahalaga. Bago ka bumili ng unit sa pagrerekord ng VoIP para sa iyong kumpanya, suriin ang mga sumusunod na kakayahan.

Huwag paganahin ang awtomatikong pagrerekord ng tawag

Ang ilang mga vendor ng VoIP ay magbibigay sa iyo ng opsyon upang i-off ang awtomatikong pagrerekord ng tawag. Habang ang nakarekord na mga VoIP na tawag ay mahalaga, ang pagpapanatili ng mahusay na serbisyong kustomer ay mas kritikal. Kapag hiniling ng mga aktwal na kustomer na ihinto mo ang pagrerekord, hangarin na mapaunlakan ang kanilang kahilingan.

Mag-alok ng alternatibo

Kung ang kustomer ay hindi komportable sa pagrerekord ng tawag, mag-alok ng mga alternatibo. Halimbawa, ang may-ari ng negosyo ay maaaring magdirekta sa kanilang mga kinatawan sa pagbebenta na mag-refer sa mga kustomer ng serbisyong online na chat o magpadala ng email.

Flexibility ng aktibong pagrerekord ng VoIP

Kasama sa aktibong pagrerekord ng VoIP ang paggawa ng kopya ng audio ng pag-uusap sa telepono para sa pag-iimbak sa ibang lugar. Suriin upang makita kung pinapayagan ka ng iyong provider sa serbisyong VoIP na i-off ang tampok na ito.

Sa huli, maaari kang tumanggi sa paglahok sa pag-uusap sa telepono kung hindi mo marerekord ang tawag. Karamihan sa mga kumpanya ay nagaganyak upang mapanatili ang mataas na antas na karanasan ng kustomer. Kung hindi ka komportable sa ideya ng pagrerekord ng mga tawag, suriin upang makita kung matutulungan ka ng kumpanya sa ibang paraan, tulad ng sa pamamagitan ng email.