Live chat para sa mga pang-edukasyon at hindi pang-gobyernong organisasyon

Ang pagbubuo ng mga personal na koneksyon ay isa sa mga pundasyon ng mga pang-edukasyon at hindi pang-gobyernong organisasyon. Ito ay nakasalalay sa interes, reputasyon at suporta mula sa mga estudyante, donor o stakeholder.

Ang digital na komunikasyon ay nagbukas ng pintuan sa bagong posibilidad para sa pag-onboard ng estudyante, pagpaplano at istratehiya sa pangangalap ng pondo.

Ang live chat ay isang mainam na kasangkapan para sa anumang institusyong naghahanap upang gawing makabago ang serbisyong kustomer nito at bumuo ng mga pangmatagalang relasyon.

Ano ang live chat?

Kung sakaling nagtataka ka kung ano talaga ang live chat, maaari namin itong hatiin sa tatlong mahahalagang bahagi na bumubuo sa isang kumpletong channel ng komunikasyon.

• Software sa live chat
• Kasangkapan sa live chat
• Suporta sa live chat

Ang software sa live chat ay bahagi ng isang complex, omnichannel na software sa help desk na may kasamang pagtitiket, call center, mga network sa social media, batayang kaalaman, portal ng kustomer at marami pa.

Ang software sa live chat ay nag-aalok ng maraming tampok para sa serbisyong kustomer upang magamit, na nagbibigay sa kanila ng kalamangan sa iba pang mga channel ng komunikasyon kapag nangangasiwa ng mga online na katanungan.

Ang kasangkapan sa live chat ay naka-browser base na window sa pagmemensahe na gumagana kapag pinindot ang widget sa chat, na kilala rin bilang ang buton ng chat. Ito ay ganap na napapasadya at madaling gamitin na tampok na simpleng isinasama sa iyong website.

Ang bawat paunang naka-disenyong istilo ng posisyon ng buton, animasyon at iba pa ay matatagpuan sa galerya ng buton ng chat o ganap na nilikha mula sa simula sa pamamagitan ng pagpapatupad ng iyong sariling code.

I-embed ang buton ng chat sa iyong mga target na pahina, tulad ng Pag-sign up, FAQ, o Mga Donasyon, at tingnan ang mga positibong resulta.

Ang suporta sa live chat ay panlabas na serbisyong ibinibigay ng organisasyon sa publiko o panloob sa mga empleyado nito. Ito ang pinakamabilis na paraan upang tulungan ang anumang mga online na bisita sa website na nangangailangan nito, dahil ang bawat sesyon ay isinasagawa nang real-time, na may isang tao sa operasyong nakikipag-chat, sa halip na isang chatbot.

Ano ang mga kalamangan ng live chat sa telepono o email?

Maging prangka tayo; alinman sa telepono o email ay hindi lilipas sa anumang nalalapit na oras. Sa katunayan, sila pa rin ang piniling channel para sa maraming kustomer. Maraming kadahilanan para doon, ngunit hindi maikakaila na ang live chat ay lumalaki ang popularidad mula nang naging pamantayan na gamitin ang internet para sa komunikasyon.

Ang henerasyong milenyo ay sadyang tinanggap ang software sa live chat. Mahigit sa 63% ng mga milenyo ang nais na masagot ang kanilang pangunahing  mga katanungan sa suportang kustomer sa pamamagitan ng live chat.

Habang ang modernong software sa chat ay nagiging mas sopistikado, ang mga kalamangan nito sa telepono o email ay naging mas maliwanag.

Kaya ano ang mga kalamangan? 

Tingnan natin ang nangungunang tatlo.

• Ang nabawasang karaniwang oras ng paghihitay. Ang parehong telepono at email ay nangangailangan ng makabuluhang pagsisikap mula sa gumagamit upang makipag-ugnayan. Pagkatapos ay napupunta sa matagal na paghihitay sa linya ng telepono upang makausap ang ahente o pagsusulat at paghihintay para sa tugon. Hindi lamang madalian ang live chat, ngunit ang mga ahente ay maaari ring maglakip ng lahat ng uri ng mga kinakailangang file, tulad ng mga pag-onboard na dokumento at kasunduan.

• Pag-multitask. Ang mga ahente ay naiintindihan ang paghihirap na kinakailangan upang lumipat sa pagitan ng mga telepono at email upang patuloy na matulungan ang kanilang mga kustomer. Ang mga operaytor ng live chat ay maaaring mangasiwa ng maraming chat nang madali, nang hindi sinisira ang kanilang konsentrasyon upang gawin ang mga gawain sa likuran.

Ang resulta? Mas mababang gastos sa operasyon at tumaas ang ROI, dahil hindi mo na kailangang gumamit ng malalaking pangkat upang pangasiwaan ang iyong mga channel sa komunikasyon. Isang mahusay na benepisyo para sa parehong mga institusyong EDU at NGO, dahil sila ay madalas na tumatakbo sa limitadong badyet.

Kung sakaling ang mga kahilingan para sa mga pakikipag-chat ay naging labis upang pangasiwaan, ang iyong mga admin ay maaaring palaging mag-set up ng bilang ng mga chat na maaaring magampanan ng tukoy na ahente sa parehong oras o sa pangkalahatang pinakamataas na haba ng pila.

• Nabawasan ang dami ng tiket. Ang pagiging sobra ng mga papasok na tawag o email ay isang bagay na pamilyar sa sinumanng nagtatrabaho sa serbisyong kustomer. Hindi lamang iyon, ngunit ang mga katanungan sa telepono o email sa pangkalahatan ay mas tumatagal upang malutas. Ang pagkakaroon ng opsyon upang makipag-ugnayan sa iyong pangkat sa suporta nang direkta mula sa website ay maaaring makabawas sa mga pagsusumite ng tiket ng suporta. Ang dahilan sa likod nito ay ang mga ahente sa suporta ay maaaring lutasin ang katanungan kaagad sa karamihan ng kaso.

Posible ang lahat ng ito sa live chat, dahil ang lahat ng mga komunikasyon ay ginagawa mula sa ginhawa ng iyong kompyuter habang ang iyong mga inaasahan o regular ay nagba-browse ng iyong site.

Ni hindi mo kailangan ng kompyuter. Ang live chat ay na-optimize para sa mga mobile at iba pang mga naturang kagamitan, upang ang iyong pangkat ay maaaring tumugon mula sa kahit saan sa anumang plataporma.

Ano ang mga benepisyo ng paggamit ng live chat para sa mga institusyong EDU at NGO?

Ang pang-edukasyon at hindi pangkalakal na mga negosyo ay nakakita ng mga makabuluhang pagbabago sa kanilang istratehiya sa pagmemerkado at serbisyo sa mga nagdaang taon. Ang pangunahing dahilan ay ang teknolohiya. Dahil naging mas madaling kumonekta sa buong mundo, lumago din ang interes mula sa mga internasyonal na mag-aaral o organisasyon. 

Ang mabisang komunikasyon ay susi para sa pagbuo ng katapatan.

Mga benepisyo ng live chat para sa EDU:

• Tulungan ang mga estudyante sa mga aplikasyon, pagrehistro o anumang iba pang mga pamamaraan
• Real-time na payo
• Mga suhestiyon para sa iba’t-ibang mga kurso
• Pinatibay ang pagtitiwala sa iyong institusyong estudyante at ng kinatawan ng estudyante
• Pinahusay ang pakikipag-ugnayan ng estudyante at magulang
• Pinataas ang mga aplikasyon at pagpapatala

Mga benepisyo ng live chat para sa mga institusyong NGO: 

• Pinataas ang pakikipag-ugnayan sa mga donor
• I-angkop ang iba’t-ibang panghenerasyong diskarte
• Matatag na suporta ng donor bilang kapalit ng positibong karanasan sa serbisyo
• Ang pinahusay na pag-unawa sa pagitan ng iyong mga donor at iyong organisasyon
• Koleksyon ng data para sa iyong susunod na istratehiya sa pangangalap ng pondo
• Gabayan ang iyong mga donor sa iba’t-ibang yugto ng kanilang paggawa ng desisyon, halimbawa, habang nasa proseso ng donasyon.

Anong mga tampok sa live chat ang maaaring magamit ng mga institusyong EDU at NGO sa kanilang istratehiya sa suportang kustomer?

• Unibersal na Inbox

Napakahalagang mapanatili ang impormasyon at mga profile ng iyong indibidwal o negosyong donor o estudyante bilang bahagi ng iyong susunod na istratehiya sa pangangalap ng pondo, stakeholder o pagpapatala.

Ang bawat sesyon ng chat ay ginawang mga tiket at naka-save sa isang unibersal, nakabahaging inbox. Ang iyong mga ahente sa chat ay maaaring mangolekta at mag-imbak ng data mula sa mga pag-uusap, salamat sa naka-built in na CRM. Ang sinumang ahente ay magagawang tumugon dahil magkakaroon sila ng lahat ng kinakailangang impormasyon na handa at magagamit sa lahat ng oras.

• Proactive na imbitasyon sa chat:

Isa sa pinakamahalaga at maraming gamit na tampok, proactive na imbitasyon sa chat, ay isang inorasan na pop-up na mensahe na lumilitaw sa website bilang pasadyang imbitasyon o pagpapakilala.

Sa pamamagitan ng pagsubaybay sa kasalukuyang URL ng mga bisita sa live chat, maaari kang makipag-ugnayan at mag-alok ng tulong. Ang mga ahente ay maaaring lumikha ng isa o maraming imbitasyon o ganap na isara ang mga ito kung ang lahat ng mga ahente ay nakikipag-ugnayan sa iba pang mga chat.

• Real-time na Pagtingin sa Pagta-type

Isang opsyonal ngunit kapaki-pakinabang na tampok para sa mga ahente na nais ang maging maagap sa mga kustomer. Sa panahon ng pag-uusap sa chat, ang ahente ay maaaring mag-obserba kung ano ang tina-type niya at maghanda ng sagot bago pa man ito maipadala ng kustomer.

• Mga naka-can na tugon

Ang mga naka-can na tugon ay naka-streamline sa daloy ng trabaho sa pamamagitan ng paggamit ng naka-save at paunang natukoy na maiikling teksto ng tugon sa mga pinakakaraniwang katanungan.

• Pamamahagi ng chat

Ang pagruruta sa chat ay mahalaga kung ang chat ay dapat na makarating sa tamang departamento ng nauugnay na guro o ang pangkat sa proyekto ng kampanya. Ang mga ahente o admin ng chat ay maaaring pumili mula sa tatlong paunang natukoy na opsyon sa pagruruta upang matiyak ang mabilis at tamang komunikasyon:

• Walang pinipiling pagtalaga
• Tawag para sa lahat
• Max na paggamit

• Mga Tag

Ang mga tag ay maaaring mano-mano o awtomatikong idagdag sa mga tukoy na salita o parirala, sa gayon lumilikha ng pasadyang daloy ng trabaho para sa indibidwal na ahente. 

• Post chat na survey

Pinahihintulutan ang pag-input at puna mula sa mga kliyente at pagranggo sa kahusayan ng ahente o ang pangkalahatang kasiyahan sa sesyon ng chat.

• Maraming wikang chat

Ang mga estudyante, nasasakupan o donor ay maaaring magmula sa anumang sulok ng mundo. Pinahihintulutan ng live chat ang iyong institusyon na maging tunay na pandaigdigan sa pamamagitan ng paggamit ng madaling ibagay na mga widget ng wika.

• Naka-videong chat 

Upang makapagbigay ng higit pang personal na ugnayan sa iyong serbisyong kustomer, gumamit ng video at chat nang sabay-sabay. I-set up ito sa parehong paraan tulad ng buton sa chat sa pamamagitan ng paglalagay ng buton ng naka-videong live chat sa iyong mga tukoy na pahina sa website. 

Kung nais mong makita ang lahat ng aming mga abot-kayang plano na nag-aalok ng mga karagdagang tampok, magtungo sa aming pahina sa pagpepresyo.

Ano ang mga patnubay at panuntunan sa pag-uusap sa chat?

Ang mga pag-uusap sa chat ay magkakaiba, depende sa sitwasyon, ngunit ang ilang mga protokol at panuntunan ay kailangang sundin sa online na komunikasyon. 

Indibidwal o mga grupo, ang anumang operatiba sa chat ay dapat magkaroon ng buong hanay ng mga kakayahan sa serbisyong kustomer, mula sa mga hard skill tulad ng kaalaman sa kompyuter, galing sa gramatika o bilis ng pagta-type hanggang sa mga soft skill tulad ng empatiya at pasensya. Ang lahat ng ito ay bumubuo ng isang kumpletong pag-uugali sa online chat.

Ang mga pakikipag-usap sa live chat ay mabilis na pagpapalitan ng impormasyon, kaya’t ang mga ahente ay dapat maging dalubhasa sa paksa. Ang pagpapatupad at pagpapanatili ng batayang kaalaman ay maaaring magsilbi bilang mahusay na mapagkukunan ng impormasyon para sa mga ahente at kustomer na mas nais ang sariling-serbisyo kaysa sa tradisyonal na suporta.

Maaari bang magdulot ng kita sa mga institusyong EDU at NGO ang pag-outsource ng kanilang suportang kustomer?

Nagiging lalong pamantayan para sa negosyo o institusyon ang pag-outsource ng kanilang mga pangkat sa serbisyong kustomer. 

Ang pangunahing tagapag-udyok ay pamamahala ng oras, alalahanin sa badyet at pamamahagi ng mga gawain. Karamihan sa mga institusyong EDU at NGO ay hindi gumagamit ng napakalaking mga pangkat ng suporta o nagtatrabaho sa buong araw, kaya ang kanilang mga oras ng suporta ay limitado. Sa kabutihang palad, ang mga dalubhasang mga center ay umiiral para sa mismong kadahilanan. 

Matuto nang higit pa tungkol sa benepisyo ng pag-outsource ng iyong account sa LiveAgent dito.

Paano isasama ang software ng live chat sa iyong website?

Ang pagsasama ng buton ng live chat sa iyong website ay kasing dali ng pag-aaral ng 2+2=4. Kapag nag-sign up ka at nakatanggap ng pag-log in sa iyong account sa LiveAgent, ang lahat ng dapat gawin ay simpleng pagkopya at pag-paste ng maikling HTML code.

Alam mo ba kung ano pa ang mahusay? Hindi na kailangang mag-download ng anumang karagdagang software. Gayunpaman, kung gusto mong isama sa third-party na software, mga app o mga plugin upang mapahusay ang iyong karanasan sa serbisyong kustomer, ito ay ganap na sinusuportahan sa pamamagitan ng aming mga integrasyon sa Native o Zapier.

Seguridad

Protektahan ang data ng iyong mga estudyante at donor. Ang pinagsamang mga tampok sa seguridad ng LiveAgent ay magpapanatili sa iyong isip na payapa, sa pagkaka-alam na ang lahat ng kanilang data ay siguradong ligtas. 

Narito ang ilan sa mga tampok sa seguridad na inaalok namin:

• BAN IPs
• 2-hakbang na pagberipika
• HTTPS Encryption
• Maraming Data Center
• GDPR
• API security

Batayang kaalaman

Tulad ng sinasabi sa kasabihan, “Ang kaalaman ay kapangyarihan.” Sa pag-iisip na iyon, ang aming batayang kaalaman ay patuloy na ina-update ng bagong impormasyon. Hindi lamang iyon, ngunit hinihikayat din namin ang aming mga tagasuskribi na magbigay din ng kontribusyon o bumuo ng komunidad sa pamamagitan ng aming portal ng kustomer.