Gmail email management software review

Key takeaways

Ang pagsisimula sa Gmail email management software features

Hindi na halos kailangang ipakilala ang Gmail. Halos lahat ng tao ay gumawa ng Gmail account sa buhay nila, pati kami. Pero hindi pa namin nasubukang mag-setup ng business Gmail account kaya ito ang naisip naming gawin para sa review na ito.

Tulad sa personal account, ang pag-setup ng Gmail business account ay hindi nangangailangang magbigay ng credit card info sa sign-up. Ang kailangan lang gawin ay mag-fill out ng kinakailangang impormasyon sa sign-up.

Pagtapos nito, tiningnan namin ang personalization settings na pinakita agad ng Gmail sa simula pa lang. Pagtapos naming pindutin ang Go ahead button, handa na ang account namin.

Binati kami ng isang standard inbox layout. Nakatanggap kami ng welcome message mula sa Google Community na nagbibigay ng ilang tips at dagdag na hakbang na puwede naming gawin para ma-personalize ang aming bagong gawang account.

Ang Gmail ay pangunahing web-based all-in-one na email service kaya hindi namin kinailangang ikonekta ang iba pang email accounts o mag-integrate ng third-party applications para simulang gamitin ito.

Sa kaliwang bahagi ng scrollable menu, puwede ninyong makita ang inbox at sent messages, i-check ang spam, mag-navigate sa deleted messages, at kahit magsimula ng Google chat. Maliban pa riyan, puwede kayong gumawa ng bagong labels at categories para mas magandang ma-manage ang inyong incoming at outgoing emails. Ang menu na ito, kasama ang malaking Compose button, ay ang bida ng inyong email management.

Ngayon, tingnan natin ang ilang features at capabilities na makatutulong sa pag-manage ng emails ng inyong business.

Gmail email management features

Sa kanang kanto sa itaas, sa tabi ng inyong profile icon at 12 dots na nirerepresenta ang Google apps, makikita ang inyong Gmail account settings.

Dito nagsisimula ang lahat ng email forwarding at advanced account configuration.

Una sa lahat, tulad ng iba, lumipat kami agad sa dark mode sa pagpili ng Theme. Puwede ninyong gawin ito sa dropdown settings menu, o puwedeng i-click ang See all settings at dito pumili ng isang theme. Kahit maraming color combinations at cute themes na offer ang Gmail, pinili pa rin namin ang simpleng dark theme na napalapit at minahal na ng maraming tao.

Nang nagsimula kaming tumingin-tingin sa settings, nakita namin ang features na puwedeng maging valuable sa mga business.

Una sa lahat, nakita namin ang Vacation responder. Mahalaga ang pagpapadala ng automated messages kapag wala kayo para ma-notify ang mga tao na unavailable kayo, kaya nag-configure kami ng isa.

Puwede ninyong i-setup ang una at huling araw ng inyong pagkawala at i-customize ang message sa kung paano ninyo gusto. Kahit puwedeng maglagay ng links sa angkop na websites o departments, kahit maglagay ng pictures, nagdesisyon kaming paikliin ito.

Isa pang feature na may malaking role sa modernong workspace ay email forwarding. Mula sa pagruta ng emails sa iba’t ibang departments, pagkontak ng katrabaho para tumulong sa isang komplikadong isyu, o para masigurong lahat ng isyu ng customer ay maresolba habang wala kayo, ang email forwarding ay hindi maikakailang isang mahalagang business tool.

Para i-setup ito, pumunta sa Settings at piliin ang Forwarding at POP/IMAP tab. Doon, puwede kayong magdagdag ng isa o maraming forwarding address at ibigay ang access sa inyong Gmail account mula sa ibang clients gamit ang IMAP.

Para magdagdag ng forwarding email address, i-click ang Add a forwarding address button. Maglalabas ito ng pop-up window kung saan kailangan ninyong mag-fill out ng forwarding address, password, POP server, at port, at optional na magdagdag ng ibang configurations. Kapag natapos na kayo, i-click ang Add Account.

Isa pang importanteng feature ay ang Confidential mode. Ang Gmail ay isang protektadong software. Pero kung gusto ninyong magdagdag ng isa pang layer ng security, simpleng i-toggle ang Confidential mode na sinisiguradong walang ibang makakakita ng inyong message.

Marami pang ibang functionalities ang Gmail. Mula sa Chat and Meet configuration, hanggang sa pagpapagana ng custom keyboard shortcuts, at templates, merong mapagpipiliang options na puwede ninyong diskubrehin.

Pagtrabaho gamit ang features ng Gmail email management software

Kahit marami kaming napadalang message gamit ang service ng Gmail, hindi namin naisip kung gaano ito ka-responsive, kung ano ang pakiramdam sa paggamit ng user interface, at kung ano ang pangkalahatang pakiramdam ng software.

Ang Gmail ay napaka-responsive at customizable na application. Maliban sa web-based client nito, maganda ring magamit ang mobile application nito. Napakadaling gamitin ng lahat ang UI, kahit unang beses pa lang itong makikita o nakapagpadala na kayo dati ng libo-libong message.

Nagpadala kami ng mabilis na test email sa aming sarili para makita kung gaano kabilis ang pag-deliver nito. Sa ilang segundo mula nang pinindot namin ang send, dumating ito.

Puwede kayong mag-reply agad sa pag-click ng arrow sa kanang kanto sa taas, o puwede ring i-click ang tatlong dots sa tabi nito at mag-perform ng ibang actions tulad ng pag-report sa sender, pag-download ng message, at iba pa.

Ang pag-respond sa isang email ay deretsahan lang. Ang kailangan lang gawin ay i-type ang inyong message at i-click ang Send button. Kung gusto ninyong mag-attach ng files mula sa inyong computer o Google Drive, pumirma ng inyong email, o i-toggle ang nabanggit nang Confidential mode, puwedeng gawin ito sa loob mismo ng message editor.

Gmail email management features pricing

Walang bayad ang email management software ng Gmail. Para mag-signup sa personal o business account, hindi kailangang mag-subscribe sa kahit anong plan o magbigay ng inyong credit card information. Pero may ilang Google Workspace plan na kasama ang email management at nangangailangan ito ng bayad.

Business Starter

Para sa $6 bawat user kada buwan na may isang taong commitment, puwede ninyong ma-enjoy ang features tulad ng isang custom secure business email, 100-participant video meetings, 30GB storage kada user, at iba pa.

Business Standard

Ito ang pinakasikat sa Google Workspace subscription. Ito ay $12 bawat user kada buwan na may isang taong commitment at may offer na extended features tulad ng 2TB na storage bawat user, 150-participant video meetings na may recordings, at iba pa.

Business Plus

Para sa $18 bawat user kada buwan na may isang taong commitment, puwede kayong gumamit ng advanced features tulad ng custom secure business email at eDiscovery, 500-participant video meetings at attendance tracking, at 5TB na storage bawat user, bukod sa iba.

Enterprise

Para makakuha ng quote sa subscription level na ito, kailangan ninyong makipag-ugnayan sa sales department ng Google. Ang advantage ng pricing plan na ito ay kasama ang custom secure business email at eDiscovery at S/MIME encryption, kung anong dami ng storage na kailangan ninyo, 500-participant video meetings na may recording, attendance tracking, noise cancellation, in-domain live streaming, at enhanced customer support.

Kongklusyon

Kahit kulang sa thrill at mystery ang interaction sa isang software sa unang beses, ang pagkilatis sa isang sikat na application ay medyo kakaibang karanasan. Konti lang ang gugustuhin ninyo sa Gmail pagdating sa email management. Oo, hindi ito bahagi ng isang ticketing software na dinisenyo para mag-handle ng malalaking volume ng customer interactions, pero hindi naman nito dineklara ito. Ganyan ang Gmail. Alam ng software kung ano sila at hindi nito sinusubukang ibenta ang sariling mangangako ng mga bagay na hindi nila kaya o dinisenyong mai-deliver.

Lahat-lahat, karamihan ng may internet access ay nagamit na ang Gmail at binabalik-balikan ito. Ang mga business sa buong mundo ay patuloy na nakahahanap ng mga paraang isasama ito sa kanilang operations sa maraming fields.

Sa pagsusuma ng aming review, ang pag-test sa Gmail ay parang pag-uwi sa inyong pinanggalingang bayan. Kahit alam na alam ninyo ito, meron pa ring ilang sulok na puwedeng madiskubreng makapagbibigay sa inyo ng halos nawalang pagkamangha.