IVR Software reviews

IVR software

Ang mga review ay batay sa evaluation ng mga pangunahing feature, presyo, availability ng software, mga limitasyon, drawbacks at pangkalahatang performance.

Ito ang mga pangunahing parameter na dapat ninyong ikonsidera sa isang review:

• Madaling gamitin: Gaano kahirap i-set up at gamitin ang partikular na IVR software? Ito ba ay user-friendly o nangangailangan ba ng matinding pag-aaral? Gaano ito katagal i-set up?

• Features: Ano-ano ang ino-offer na features ng IVR software? Kaya ba ng software na mag-asikaso ng malaking volume ng mga tawag? Sinusuportahan ba nito ang maraming wika? Puwede ba kayong magdagdag na sarili ninyong recordings?

• Performance: Kumusta ang pagpe-perform ng software pagdating sa quality ng tawag? Inililipat ba kayo nito sa angkop na department o qualified na agent?

• Presyo: Ano ang presyo ng IVR software? Kumusta ang presyo kumpara sa ibang mga produkto sa market? Ano-ano ang features na kasama sa presyo?

   

• Support: May offer ba ang software provider ng mahusay na support at maintenance? May mga mahahalagang limitasyon o drawback ba ang software?

Ano ang mga karaniwang feature ng IVR software?

Ang mga karaniwang feature ng IVR software (interactive voice response systems) ay ang sumusunod:

Customizable na menu options

Pinahihintulutan ng customization ang mga business na gumawa ng personalized experience para sa kanilang customers sa pagbibigay ng partikular ng options at impormasyon sa pre-recorded na messages. Ang LiveAgent ay may komprehensibong IVR online design tool kung saan kayo puwedeng magdisenyo ng inyong IVR phone trees, kahit kakaunti lang ang technical experience ninyo.

Ang mga multinational na kompanya o bansang maraming karaniwang wika (Canada, India, etc.) ay puwede ring magbigay ng kanilang IVR sa iba’t ibang mga wika. Pinahihintulutan ng IVR system ang customers na pumili ng wika batay sa kanilang kagustuhan para makapagbigay ng mas magandang karanasan at mapahusay ang customer satisfaction.

Pagruruta ng tawag

Pinahihintulutan ng feature na ito ang mga business na magruta ng mga tawag sa angkop na department o agent batay sa pangangailangan ng customer. Pinananatili nitong organisado lahat at binabawasan nito ang oras ng paghihintay.

Integration sa ibang systems

Ang IVR systems ay puwedeng isama sa inyong customer relationship management (CRM) systems na nagbibigay ng access sa mahahalagang customer information habang nasa phone interactions. P{uwede rin itong isama sa inyong  helpdesk software, analytics software tulad ng performance analytics at customer journey tracking para makakonekta at makapagbahagi ng nakolektang data.

Malawak ng reporting at analytics

Ang IVR software ay karaniwang may offer na detalyadong reporting at analytics capabilities na nagpapahintulot sa mga business na masundan ang key metrics at makagawa ng mga desisyon batay sa nakolektang data. Ito ay nagbibigay ng impormasyon tungkol sa buong customer journey, bilang ng customers na naproseso sa pamamagitan ng IVR, o ang average na wait time. Posible rin para sa mga kompanyang kalkulahin kung ilang customers ang nagawang lutasin ang kanilang mga problema sa pamamagitan ng IVR nang hindi kumokonekta sa isang agent.

Automated call handling at callback automation

Kakayanin ng IVR systems ang mag-asikaso ng maraming karaniwang tanong ng customer nang hindi nangangailangan ng agent, mapahusay ang efficiency at mabawasan ang wait times. Ang isa pang pangunahing feature ay ang callback automation na perpekto para sa mga taong walang oras para pumila. Ang IVR ay nakaka-schedule ng callback batay sa mga detalyeng awtomatikong nai-record nito.

Mga self-service option

Ang IVR software ay naka-focus sa pagbibigay ng mahusay na customer self-service. May iba’t ibang gawaing puwedeng magawa ng IVR systems nang hindi nakikipag-ugnayan sa isang agent tulad ng credit card payments, pag-check ng account balance, at pag-update ng contact information. Ang payment process ay secured dahil hindi kailangang magbigay ng anumang personal na impormasyon ng customer.

Speech recognition

Isa pang feature na puwedeng maging bahagi ng IVR system ay ang advanced speech recognition technology. Ito ay ang abilidad ng isang computer na gumamit ng voice recognition at maintindihan ang salita ng tao para mailipat ito nang naaayon. Gayunman, ito ay kinokonsiderang advanced feature dahil hindi lahat ng IVR software providers ay may offer na ganitong feature.

Sa pangkalahatan, ang mga partikular na feature ng Interactive voice response software (IVR) ay mag-iiba depende sa service provider at sa partikular na pangangailangan ng kompanya. Mahalagang maingat na suriin ang inyong pangangailangan at pumili ng system na may offer na features na inyong kailangan para mapahusay ang satisfaction ng inyong customers.

Karamihan sa mga feature na ito ay ino-offer ng LiveAgent sa kanilang mga kliyente at ang support agents ay bukas 24/7 para tulungan kayo sakaling may anumang isyu o kahit gawin ang inyong IVR para sa inyo.

Ano ang mga benepisyo ng IVR software?

May ilang benepisyo sa paggamit ng IVR software sa inyong business, kasama ang sumusunod:

Mas pinahusay na customer experience

Kung nai-set nang tama, pahihintulutan ng IVR systems ang customers na mabilis at madaling ma-access ang kailangan nilang impormasyon, na napapahusay ang kanilang pangkalahatang karanasan sa inyong business.

Tumaas ang efficiency

Ang systems na ito ay nakatutulong na maorganisa ang workflow at samakatwid ay malutas ang mga problema nang mabilis hangga’t puwede. Sa halip na subukan ng agents na mangolekta ng impormasyon mula sa caller at dalhin ang mga ito sa tamang department, makakayang asikasuhin ng IVR systems ang maraming incoming calls at basic questions mula sa customers nang hindi nangangailangan ng live agent, kaya nagiging libre ang inyong staff para makapag-focus sa ibang gawain.

Nabawasan ang wait times

Sa ng IVR systems, puwedeng makuha ng customers ang kailangan nilang impormasyon nang hindi naghihintay sa isang qualified na agent, na humahantong sa mas maikling wait times at mas masasayang customer. Kung sakaling sila ay may partikular na tanong, agad silang ikinokonekta ng IVR sa angkop na tao na nagpapahusay ng agent productivity.

Natitipid sa gastos

Sa pag-automate ng mga karaniwang customer interaction, makatutulong ang IVR systems na mabawasan ang inyong staff dahil mas kakaunti ang kakailanganin ninyong agents at operational costs sa pamamagitan ng pagkokonekta ng callers nang diretso sa tamang tao o department.

Sa pangkalahatan, makatutulong ang IVR software sa pagpapahusay ng customer experience, mapahusay ang kakayahan, at mabawasan ang gastos. Ito ay mahalagang technology para sa anumang businesss na gustong magbigay ng customer service at support na high-quality. Sa LiveAgent, puwede ninyong matamasa ang mga benepisyong ito.

Ano ang mga disadvantage ng IVR software?

Bagama’t ang IVR software ay puwedeng makapagbigay ng maraming benepisyo sa inyong business, meron ding ilang potensiyal na disadvantages na dapat ikonsidera. Ilan sa mga karaniwang disadvantages ng IVR systems ay ang sumusunod:

Limitadong functionality

Ang IVR systems ay dinisenyo para mag-asikaso ng simpleng customer inquiries. Para sa mas komplikadong kaso o unique na mga isyu, kakailanganin pa ring makipag-usap sa isang agent.

Pangit na customer experience

Kung mahirap i-navigate ang IVR system, matagal bago makapagbigay ng tamang sagot o hindi maibigay ang impormasyong kailangan ng customers, puwede itong humantong sa pagkainis ng customer at sa negatibong karanasan. Marami ring mas gustong makipag-usap sa tunay na tao kaysa computer lalo na kapag meron silang mas komplikadong problema.

Limitadong flexibility

Kapag na-set up ninyo ang inyong IVR system, puwedeng maging mahirap na itong gawan ng pagbabago o updates. Puwede itong maging disadvantage kung kailangan ng inyong business na madalas na mag-adjust ng menu o call routing options.

Mataas na presyo

Depende sa features at functionality ng IVR system, ito ay puwedeng maging medyo mahal i-implement at i-maintain. Samakatwid, puwedeng hindi ito para sa lahat. Puwedeng magandang desisyon para sa mga korporasyon ang mag-invest sa IVR. Pero kung kayo ay isang maliit na business, puwede kayong magdalawang-isip.

Nakaasa sa technology

Nakaasa ang IVR systems sa technology para gumana nang maayos. Kung may mga technical issue, may interruptions dahil sa mga dropped call, hindi magandang phone service o brownout, puwede itong makaistorbo ng  customer experience at maging dahilan ng pagkadismaya.

Sa pangkalahatan, bagama’t nakapagbibigay ang IVR systems ng maraming benepisyo sa business, mahalagang maingat na timbangin ang potensiyal na disadvantages bago mag-implement at mag-invest sa ganito.

Ano ang iba’t ibang uri ng IVR software?

May ilang iba’t ibang uri ng IVR software na makukuha sa market, bawat isa ang may sariling unique features at capabilities. Pero kailangan ding tingnan ang pagkakaiba ng inbound at outbound IVR. Ang inbound IVR ay nakatutulong sa inyong mag-asikaso ng inbound calls na natatanggap ng inyong business. It ang pinakakaraniwang uri kapag napag-uusapan ng mga kompanya ang tungkol sa IVR software. Sa kabilang dako, ang outbound calls ay nakatutulong na makatawag kayo sa inyong customers. Ang pinakakaraniwang gamit ng outbound IVR ay ang payment collection mula sa customers para ipaalala sa kanila ang pagbabayad.

Ilan sa pinakakaraniwang uri ng IVR software ay ang sumusunod:

On-site IVR

Ang on-site IVR system ay location-based, at naka-install at mina-manage ang mga ito sa sariling servers ng isang business. Ang ganitong uri ng mga IVR ay may offer na mas mahusay na flexibility at control, pero nangangailangan ng karagdagang IT resources at expertise para ma-manage dahil ang mga servers na ito ay dapat mai-maintain at ma-update ng IT department ng kompanya.

Cloud-based IVR

Ang ganitong IVR systems ay naka-host sa servers ng provider at naa-access sa pamamagitan ng internet. Ang cloud-based IVR ay may offer na mga benepisyo ng parehong hosted at on-site systems, na may karagdagang kaginhawaan dahil sa pagiging accessible mula saanman na may internet connection.

Ang uri ng IVR software na angkop sa inyong business ay lubos na nakadepende sa inyong partikular na pangangailangan. Mahalagang pag-aralan at suriin ang inyong options at piliin ang uri ng IVR na pinaka-aangkop sa inyong partikular ng pangangailangan.

Paano pumili ng angkop na IVR software?

Kapag pumipili ng IVR software para sa inyong business, may ilang factors na dapat ikonsidera. Una, gugustuhin ninyong isipin ang tungkol sa partikular na pangangailangan ng inyong business at ano-anong features ang inyong hinahanap para sa isang IVR system. Puwedeng kasama rito ang mga bagay tulad ng call routing, call queuing, at abilidad na ma-integrate sa ibang business systems.

Sunod, gugustuhin ninyong ikonsidera ang scale ng IVR system. Habang lumalago ang inyong business, gugustuhin ninyong matiyak na ang inyong IVR system ay puwedeng lumago kasama ninyo at susuporta sa malaking bilang ng mga tawag. Gugustuhin din ninyong isipin kung maaasahan ang system at ang antas ng suportang ino-offer ng provider.

At panghuli, mahalagang ikonsidera ang presyo ng IVR system at kung ito ay angkop sa inyong budget. Gugustuhin ninyong ikumpara ang gastos at mga feature at functionality na inyong kailangan para matiyak na nakukuha ninyo ang pinakamahusay para sa halaga ng inyong pera.