Mga basic knowledge base communication template

Ang knowledge base ay isang self-service online library na naglalaman ng impormasyon tungkol sa isang produkto, serbisyo, department, o anumang paksang konektado sa isang kompanyang may-ari at namamahala nito.

Ang data at impormasyong nasa knowledge base ay puwedeng manggaling kung saan-saan, pero kadalasan, galing ito sa ilang contributors na responsable sa maintenance at pag-update nito. Pero bilang patakaran, dapat mag-engage at mag-moderate ang mga company representative ninyo ng lahat ng pag-uusap na magaganap sa inyong knowledge base forums.

Ang mga topic na kadalasang nakapaloob sa knowledge base ay puwedeng mga how-to guide at frequently asked questions tungkol sa shipping o polisiya sa pag-refund. Kadalasan, naglalaman ng maraming uri ng content ang knowledge base, kasama na ang frequently asked questions, mga gabay sa troubleshooting, at ibang kinakailangang impormasyon para sa mga customer at stakeholder.

Sa knowledge management, puwede kayong gumawa, mag-administer, mag-share, gumamit, at mag-manage ng expertise ng kompanya, at dinisenyo ito para magamit sa lahat ng mga industriya. Kung meron kayong solid na knowledge management foundation, mas magiging agile ang organisasyon ninyo, bibilis ang operasyon, at mas epektibo ang pagtatrabaho. Dagdag pa, gaganda pa ang client satisfaction ninyo, salamat sa self-service options na ibinibigay ninyo.

Para matulungan kayong mapakinabangan ang kapangyarihan ng knowledge management at suportahan kayo sa paglalagay ng self-service options sa inyong customer support, gumawa kami ng isang set ng knowledge base templates.

https://youtu.be/hrCeVuzfock

Mga basic knowledge base communication template

Basic knowledge base communication template #1 – Ang sagot sa isang tanong ay naibahagi na ng ibang user

O

Basic knowledge base communication template #2 – Pag-escalate ng isang tanong sa forum bilang isang ticket

O

Basic knowledge base communication template #3 – Pagsali sa isang off-topic na pag-uusap pero gamit pa rin ang tono ng kompanya

Ang sumusunod na templates ay makatutulong sa inyong sumali sa mga usapang off-topic tungkol sa mga COVID-related subject, remote work, ang pinakabagong movie premiere, Netflix series, isang eskandalo sa tech industry, at iba pa. Puwedeng magamit ang templates na ito para makasali sa anumang usapang hindi diretsong may kinalaman sa operasyon ng kompanya ninyo, mga produkto, o serbisyo.

O

Frequently asked questions

Gaano ba dapat kahaba ang karaniwang kasagutan sa knowledge base?

Komprehensibo dapat ang isang knowledge base na sagot. Sa ilang kaso, ang komprehensibong sagot ay may isa o dalawang sentence. Pero sa iba, puwedeng mahaba-habang post ito o kaya ay sasagutin na lang bilang isang customer service ticket.

Ang importante ay ang aspekto ng pagiging inclusive at accessible na communication. Sa pagsagot ng tanong sa knowledge base o pagsali sa pag-uusap, laging gumamit ng wika at pananalitang naiintindihan ng lahat ng kasali sa usapan. Iwasan ang pagbanggit ng mga jargon or technical terms. Ang knowledge base ay isang tool na ginawa ninyo para sa mga user o customer, kaya dapat ay mahalaga at makatutulong ito sa kanila.

Ano ang pinagkaiba ng knowledge base at FAQs?

Tulad ng nabanggit, ang knowledge base ay kadalasang kasama na ng help desk platform ng isang kompanya na naglalaman ng impormasyon tungkol sa iba-ibang paksa at regular na pinangangasiwaan ng inyong staff. Sa kabilang banda, hindi nagbabago ang FAQs at, tulad ng sinasabi ng titulo, naglalaman ito ng madalas na itanong tungkol sa partikular na topic. Ang pinagkaiba ng knowledge base at FAQs ay ang information architecture, searchability, user experience, at analytics possibilities.

Batay sa pangangailangan ng inyong kompanya, kailangan ninyong alamin kung alin sa mga solution na ito ang nararapat sa inyo. Tandaan na puwede kayong magsimula sa isang FAQ at mag-develop nito sa kalaunan ng isang buong knowledge base.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Gaano ba dapat kahaba ang karaniwang kasagutan sa knowledge base?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Komprehensibo dapat ang isang knowledge base na sagot. Sa ilang kaso, ang komprehensibong sagot ay may isa o dalawang sentence. Pero sa iba, puwedeng mahaba-habang post ito o kaya ay sasagutin na lang bilang isang customer service ticket. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Ano ang pinagkaiba ng knowledge base at FAQs?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Tulad ng nabanggit, ang knowledge base ay kadalasang kasama na ng help desk platform ng isang kompanya na naglalaman ng impormasyon tungkol sa iba-ibang paksa at regular na pinangangasiwaan ng inyong staff. Sa kabilang banda, hindi nagbabago ang FAQs at, tulad ng sinasabi ng titulo, naglalaman ito ng madalas na itanong tungkol sa partikular na topic.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Anong uri ng content ang nilalaman ng knowledge base?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Naglalaman ng maraming uri ng content ang knowledge base, kasama na ang frequently asked questions, mga gabay sa troubleshooting, at ibang kinakailangang impormasyon para sa mga customer at stakeholder.” } }] }