Mga business email template

Ang email marketing ay napaka-flexible na paraan ng komunikasyon. Binibigyan kayo ng channel na ito ng posibilidad na magpadala ng written messages sa iba’t ibang formats tulad ng text, static at dynamic images, tracked URLs, o makukulay na font.

Dahil dito, maraming kompanya ang gumagamit ng email marketing sa kanilang strategies ng pagpapadala ng mga promo at offer sa customers.

Kung tingin ninyo’y pare-pareho lang ang email, nagkakamali kayo! Mahahati natin ang klase ng email marketing messages sa tatlong format:

• Mga transactional email
• Mga relational email
• Mga promotional email

Kinakailangang gamitin ang pagkakaiba-iba ng mga format na ito sa paggawa ng email marketing strategy dahil iba-iba ang goals nila.

Intindihin ang tatlong klase ng email marketing campaigns

Tulad ng nabanggit, napaka-flexible ng email marketing. Kung sisilipin ninyo ang inbox ninyo ngayon, mapapansin ninyong nakakuha kayo ng mga email na iba-iba ang sinasabing mensahe sa iba’t ibang style.

Halimbawa, ang email na nagpo-promote ng flight tickets ay iba ang hitsura sa isang online purchase confirmation. Pero pasok ito pareho bilang email marketing!

Nang mas maintindihan ang fundamental elements ng bawat klase ng message, best practices, at kaakibat na marketing strategies, hinati namin sa tatlong kategorya ang email marketing campaigns: transactional, relational, at promotional email.

Mga transactional email

Gaya ng sabi ng pangalan, ang transactional emails ay tungkol sa mga transaksiyong naganap sa dalawang parties.

Halimbawa, kung bumili kayo sa isang online store, makakakuha kayo ng isang series ng transactional emails: isang nagkukumpirma ng transaction kapag nakumpleto ninyo ang checkout, isa pa kapag natanggap ng kompanya ang bayad ninyo, at isa pa kapag naipadala na nila ang produkto, etc.

Ilang halimbawa ng mga transactional email:

• Confirmation ng mga transaction
• Mga resibo
• Delivery notifications
• Return confirmations
• Support tickets
• Password recovery
• Email address confirmation

Mga relational email

Ang pinaka-layunin ng relational emails ay ang ma-engage o ma-entice ang inyong audience.

Ang pokus ng relational emails ay ang relasyon ninyo sa customers at potential customers sa pagpapadala ng content na makapagpapaintindi sa kanila o makadaragdag ng value.

Ang mga relationship email ay puwedeng magkaroon ng sumusunod:

• Mga welcome message sa bagong subscribers
• Mga newsletter
• Mga email na nagpo-promote ng blog articles
• Confirmation ng pag-sign-up sa webinar
• Mga opinion survey
• Mga email tungkol sa news o trends sa isang industriya
• Mga imbitasyon para sa mga kurso

Mga promotional email

Pinadadala ang promotional emails ng mga business sa mga suki at potential customers.

Dahil dito, ang format ang pinaka-associated sa email marketing. Pero tulad ng nakita ninyo, maraming klase ng email na nasasailalim sa parehong kategorya.

Maliban sa mga promo at offer, puwede ring magkaroon ang promotional email ng sumusunod:

• Info tungkol sa launch ng mga bagong produkto o serbisyo
• Launch ng bagong resources
• Summary ng mga webinar
• Mga message na may offer na libreng trial period
• Mga offer ng pag-upgrade

Pero epektibo pa ba ang pagpapadala ng email?

Email pa rin ang isa sa pinaka-ginagamit na communication channels sa mundo. Di ito gaanong ka-invasive at mas saktong alternatibo ito kaysa sa ibang communication methods. Kung nagamit nang tama, makagagawa ang pag-email ng solid at diretsong relasyon sa business at sa kanilang customers.

Ang versatility nito ang pangunahing dahilan sa kanyang malawak na naaabot at pagiging efficient. Puwedeng maubos ang oras natin sa pagtalakay ng mga objective na nagagawa ng tool na ito. Ang email ay nananatili bilang pangunahing paraan sa pag-wrap ng leads, pag-distribute ng content, pagtaas ng sales, at pagpapaganda ng improve customer relationships.

Isang importanteng fact ay 72% ng mga tao ang mas gusto pa ring makakuha ng promo content sa email kaysa sa social media (source).

Ayon sa Email Monday, 68.9% ng recipients ang nagche-check ng marketing emails sa kanilang smartphones mga 2-3 araw kada linggo (source), at 81% ng mobile device owners ay regular na gumagamit ng smartphone sa pag-check ng emails (source).

Imposible ibalewala ang power ng email, at dapat alam ninyo ang mga posibilidad na ino-offer ng communication channel na ito. Pero ano ba ang pinaka-convenient na paraan para gamitin ng business ninyo ang email? Paano ninyo mapapakinabangan ang power ng email sa pinakamadali at epektibong paraan? Ang sagot: gumamit ng lahat ng uri ng business email templates.

Ano ang email template at ano ang mga benepisyo sa paggamit nito?

An email template ay isang HTML o text template na nagsisilbing gabay. Puwedeng ibahin ang nilalaman ayon sa inyong messaging.

Sa email template, puwede kayong gumawa ng email campaigns nang mas mabilis. I-adjust lang ninyo ito sa pamamagitan ng pagpapalit ng mga imahe, text, font, at ibang elements. Ang magandang email template ay babagay sa anumang uri ng organisasyong nasa iba-ibang industriya, mapa-e-commerce, tourism at hospitality, business, gastro, health care, education, o anuman.

Mga benepisyo ng paggamit ng email template

Nakakatipid sa oras at resources

Sa halip na magsulat ng email o gumawa ng panibagong email template, madali nang mag-upload ng imahe, baguhin ang text, at pumili ng bagong content na relevant sa inyong database. Di na kailangang pumili kung anong bahagi ng email ang isasama, saan maglalagay ng imahe, o saan isusulat ang text. Mas may panahon na kayong gumawa ng kakaibang content gamit ang ready-to-use na template.

Di na kailangang i-check ang formatting

Tuwing gagawa kayo ng panibagong email template, kailangan pa itong i-check kung may mga error dahil sa pangangasiwa ng malaking amount ng data, baka may maiwanang importanteng sections o magkamali sa formatting. Sa paggamit ng template, masisiguradong magiging pantay ang hitsura ng email sa preview. Pero gayunpaman, huwag kalimutang i-test pa rin ang template.

Business emails templates ipinaliwanag

Tulad ng nabanggit, may tatlong klase ng email: transactional emails, relation emails, at promotional emails. Ang bawat kategorya ay may iba-iba pang email. Nag-curate na kami ng isang set ng business email templates sa bawat kategorya para mas madali sa inyong mag-launch ng una ninyong campaign o magrebisa ng kasalukuyan.

Business email templates – Product launch

Pagbabalita ng bagong release na feature announcement template

---

Bagong physical product launch na template

---

Product o service launch email – maikling template

Alamin pa ang detalye ng Product Launch Email Templates

Business email templates – Testimonials/reviews

Ang professional na approach ng testimonial/review email template

---

Friendly na pag-check sa testimonial/review email template

---

Isang positibong opinyon na testimonial/review email template

Alamin pa ang tungkol sa Testimonial/Review Email Templates

Mga newsletter email template

Newsletter na konektado sa isang holiday o partikular na season

---

Newsletter email template para sa iba’t ibang business sector

---

Email newsletter template sa pagpapadala ng informative messages

o:

Alamin pa ang tungkol sa Newsletter Email Templates

Business email templates – Onboarding

Onboarding welcome email

---

Isang onboarding email template na mula mismo sa isang aktuwal na tao

---

“Salamat sa pagsali sa amin” na onboarding  email template 

Alamin pa ang tungkol sa Client Onboarding Email Templates

Business email templates – Feedback request

Paki-rate ang binili mong produkto na feedback request email template

---

Salamat sa joint project na feedback request email template

---

Mag-share ng opinyon sa video na feedback request email template

Alamin pa ang tungkol sa Feedback Request Email Templates

Business email templates – Call invite

Invite email template para sa initial outreach call 

---

Invite email para sa follow-up ng tawag

---

“Mag-schedule ng call?” na call invite follow-up email template

Alamin pa ang tungkol sa Call Invite Email Templates

Business email templates – follow-up ng call

Kung gusto ninyong i-sum up ang meeting

---

Kung gusto ninyong gumawa ng meeting

---

Kung gusto ninyong diretsong i-promote ang inyong produkto o serbisyo

Alamin pa ang tungkol sa Call Follow-up Email Templates

Business email templates – Discount offer

Formal discount offer na email template

---

Casual discount offer na email template

---

General discount code na email template

Alamin pa ang tungkol sa Discount Offer Email Templates

Mga subject line para sa iba’t ibang business email templates

Mga product launch email subject line:

• Meron ba kayong [problema]? Kami ang bahala sa inyo! [produkto]
• Sa wakas, narito na! Kilalanin ang [produkto]: Makukuha na ninyo ang [benepisyo]
• Bagong [produkto o serbisyo] mula sa [kompanya]: Ang solusyon sa inyong [problema]
• Mag-hello sa [produkto]! Ngayon [benepisyo] ay abot-kamay na ninyo
• Pagod na sa [problema]? Huwag nang mag-alala! Narito na ang [produkto] para tulungan kayo!
• Available Na: [produkto], ang Solusyon sa [problema]

 Mga testimonial/review email subject line:

• Maraming salamat mula sa [company] team!
• Maraming salamat sa pagbili/Paano ninyo ire-rate ang aming serbisyo?
• Ang iyong libreng subscription/gift
• So, ano ang tingin mo sa [kompanya/produkto/serbisyo]?
• Magbahagi ng ilang opinyon at makakuha ng [isang incentive]
• Salamat sa tulong mo

Mga newsletter email subject line:

• Ngayon na ang pinakamagandang panahon
• Mga bagong balita mula sa [kompanya] para lang sa iyo, [pangalan]
• [pangalan], Huling pagkakataon mo nang makapag-ipon nang malaki ngayong [pangalan ng holiday/season]
• Kunin ang libre mong [produkto/o serbisyo] sa simpleng pagbasa ng email na ito
• Naiisip mo ba kung paano [isang area of expertise] gumagana sa [isang Fortune 500 na kompanya/anumang listahan ng matagumpay/kilalang mga kompanya]?
• Isa ka bang [pangalan ng isang profession] na gustong [gustong kalabasan]

 Mga re-engagement email subject line

• Gusto mo pa bang makatanggap ng aming newsletter? Anuman ang desisyon mo, sabihin lang ang totoo
• Real talk lang tayo [pangalan]… Di na kami makapaghintay
• Miss mo na ba kami? Reconnect tayo!
• Long time, ah. Matagal na naming binibilang ang mga oras at araw
• Break na ba tayo o ano?
• Gusto mo pa bang makarinig mula sa amin?

Mga client onboarding email subject line:

• Welcome sa [kompanya], [pangalan at apelyido]
• [pangalan], welcome sa [kompanya] community!
• [pangalan], tara nang kumilos!
• [pangalan], deserve mo talaga ang da best
• Welcome sa [kompanya], [pangalan]. Narito ang quotes mo!
• Bago ka ba sa mundo ng [kompanya]?

Mga feedback request email subject line:

• Isang mabilis na pasasalamat mula sa [kompanya] team
• Matutuwa kaming malaman ang opinyon mo tungkol sa [produkto/serbisyo]
• Kumusta ang nagawa namin, [pangalan]?
• I-share ang opinyon mo tungkol sa [produkto/serbisyoprodukto/serbisyo/kompanya]
• Salamat sa pagbili ng [produkto/serbisyo]. Kumusta ang serbisyo?
• Kailangan nating mag-usap, [pangalan]…

Mga call invite email subject line:

• Usap tayo, [pangalan]
• [pangalan], handa ka ba sa isang saglit na pag-uusap?
• May problema ka pa sa [pain point]? Pag-usapan natin ang ilang solusyon!
• Meet tayo sa telepono, [pangalan]
• Kailangan nating mag-usap, ‘no?
• Huwag palampasin ang aming tawag
• Gustong-gusto naming makarinig mula sa iyo – literal

Mga call follow-up email subject line:

• Ang sayang makipag-usap sa iyo, [pangalan]!
• Salamat sa paglaan ng oras sa pakikipag-usap sa akin
• Narito ang mga napag-usapan natin sa call natin noong [petsa at oras]
• Summary ng ating call noong [petsa at oras]
• Salamat sa oras na nilaan mo para makapag-usap tayo ngayon, [pangalan]
• Masaya akong nakilala ka, [pangalan]
• Salamat sa pagpapahayag sa akin ng concerns mo tungkol sa [isang challenge ng prospect ninyo]
• Nag-iwan ako ng mensahe sa iyo

Mga discount offer email subject line:

• X% off – hanapin ang inyong discount code sa loob
• Special offer: X% off 
• X% off – discount code sa loob!
• X% off sa lahat ng items!
• Ngayong araw lang: X% off sa lahat ng items!
• X% off sa paborito mong [produkto]
• X% off sa lahat ng subscriptions!
• Makakuha ng X% off sa lahat ng plans!

Pagpapadala ng mga business email – best practices

Kung nais ninyong magkaroon ng mga resulta ang inyong business emails, may kailangang sunding rules. Di na namin babanggitin ang mga obvious tulad ng paglalagay ng CTA sa ibaba ng email, pag-segment ng subscriber list, pagsukat at pagsuri sa bawat campaign, o pag-personalize ng bawat message hangga’t maaari. Alam na ninyo ito, di ba? Pag-usapan natin ang di gaanong popular pero importanteng aspekto pa rin ng email marketing na kailangan ninyong pansinin din kung nais ninyong magkaroon ng pinakamahusay na email marketing campaigns.

1. Gumamit ng secure na SSL servers para sa email communication

Ang Secure Socket Layer (SSL) ay isang encryption technology na gumagamit ng enhanced security habang nakikipag-email kayo. Gamit nito ang dalawang hiwalay na “keys” para mag-encrypt ng lahat ng data sa email: isang public key at private key na maa-access lang ng recipient. Sakaling may humarang sa email, hindi ito mababasa ng humarang kung wala ang private key.

Sa pag-configure ng inyong desktop clients tulad ng Outlook, Thunderbird, o mobile devices, pakisubukang gamitin ang aming secure ports at servers.

2. Iwasang maglagay ng SPAM words sa messages

Ang email providers ay may anti-spam filters para di tayo makakuha ng junk messages sa inbox.

Okey na aspekto ito sa ating lahat (bad trip makakuha ng SPAM araw-araw, di ba?), pero challenge itong kailangang lampasan ng mga nasa email marketing.

Kung di ninyo iingatan, baka mapunta ang newsletters ninyo sa SPAM folders. Kung mangyari ito, pupunta lang sa SPAM folder ng user tuwing magpapadala kami ng email mula sa server namin.

May iba-ibang factors na isinasaalang-alang ang email providers kapag ilalagay ang email sa SPAM folder. Isa dito ang pagtukoy sa mga salitang kadalasang kaakibat ng spammy messages.

Kung nais ninyong mapunta ang email ninyo sa inbox ng customer, iwasan ang ganitong mga salita: libre, regalo, best price, special promo, discount, sale, i-click dito, makakuha ng pera, bumili, best price, lowest price, sa halagang, libreng call, investment, 50% discount, bakit magbabayad nang malaki, alisin ang utang, ngayon, gawin ngayon, magsimula ngayon, sa limitadong oras, tulad ng nakita sa TV, at lose weight, etc.

3. Palitan ang passwords at i-redirect ang accounts ng mga dating empleyado

Panigurado ito na kapag umalis na ang mga empleyado sa organisasyon, wala na silang access sa inyong accounts o business operations. Sa forwarding, nasisiguradong kapag may sumagot sa business email na pinadala sa account ng dating empleyado, mkukumpleto ito ng kasalukuyang empleyado o maipapasa ito sa iba.

4. Huwag magpadala ng mass emails gamit ang inyong mail service

Kapag nagpadala kayo ng bulk emails sa contacts, mga advertising, announcement, o newsletter man, huwag gamitin ang inyong webmail o desktop client. Bakit? Dahil madedelikado ang inyong domain reputation. Puwedeng ma-catalog lahat ng email ninyo bilang spam sa paglaon, o baka ipasara pa ang inyong mail service.

Para mas secure ang pagpapadala ng bulk emails, sundin dapat ang ilang rules at procedures. Kadalasan, ginagawa ito gamit ang specialized providers na tutulong sa pag-comply sa anti-spam regulations.

5. Mas marami ang kaunti

Kadalasan, mas gumagana ang pinaka-simpleng email kaysa sa mga puno ng imahe, iba-ibang kulay, o complicated designs…

Mas marami ang kaunti: simplehan lang ang email ninyo. Kapag hindi ito mukhang typical newsletter (‘yung naka-layout sa columns, puro malalaking imahe o may headers), mas okey.

Nasanay na tayo na SPAM ang maaayos ang layout na newsletter. Kaya nga mas mukhang normal na message ang simpleng email, tulad ng pinapadala lang ng kaibigan natin. Mas maraming made-deliver na mahusay na results ito.

Simple lang ang rule: keep it simple, stupid (KISS).

Mga business email template – Frequently asked questions

Paano masusukat ang tagumpay ng business emails?

Ang basic at kapaki-pakinabang na metrics sa pagsukat ng tagumpay ng email campaign ay ang porsiyento ng delivery rates, open rates, click-through rates, at bounce rates. Lahat ng maaasahang marketing agencies o email marketing tools ay magbibigay ng ganitong statistics.

• Ang delivery rate ay ang ratio ng emails na hindi nag-bounce sa bilang ng pinadalang emails.
• Ang open rate ay ang ratio ng subscribers na nagbukas ng email sa bilang ng pinadalang emails.
• Ang click-through rate ay ang ratio ng taong nag-click ng links sa bilang ng pinadalang emails.
• Ang bounce rate ay ang ratio ng email addresses sa mailing list na hindi nakakuha ng message dahil sinoli ito ng kanilang mail servers o sinoli ng clients sa bilang ng email addresses sa listahan ninyo.

Madalas na mainam na resulta ay:

• Mga 95% o mas mataas na delivery rate
• Open rates na 30% 
• Mas marami sa 10% na click-through rates
• Mas konti sa 2% na bounce rate

Pero maaaring magkakaiba ang rates at benchmarks na ito sa iba’t ibang industriya. Ang pinaka-importanteng elements na mag-iimpluwensiya sa mga resultang ito ay ang data quality ng campaign at ang halaga ng content. 

Gaano kahaba dapat ang mga email?

Maikli lang dapat at madaling ma-scan ang content, na nakahalad sa maliliit na bahagi. Ilang segundo lang kasi ang ginugugol ng recipients sa pag-skim ng emails, na hanap lang ay ilang keywords at topics. Kung may makatawag-pansin sa kanila, saka nila babagalan ang basa at mas tututok na sa mensahe. Magsimula sa pagsusulat ng inyong email, pagkatapos ay mag-edit hanggang makuha ang mga piling susing impormasyon.

Dapat bang gumamit ng plain text email o HTML email?

Ang plain text emails ay may text lang na walang formatting. Puwede ring mag-embed dito ng simpleng visuals o gifs sa email copy. Pero ang HTML version ay may mga imahe, kulay, at ibang text formatting options. Ang pagpili kung aling email ang mas okey ay depende sa inyong email marketing strategy, branding, style guide, at ibang factors.

Rasonableng gumamit ng emails na naka-HTML code, lalo na sa mga produktong B2C dahil sa email na ito, mas maraming options sa visual presentation ng produkto. Pero ayon sa 62% ng marketers, ang pinapadala nila ay hybrid ng HTML at plain text emails sa kanilang subscribers (source).

Gaano dapat kalaki ang aming email database?

Aspektong individual na ito ng bawat business. Kung nagbebenta kayo ng mass B2C product sa maraming uri ng customer (tulad ng mobile phone, scarf, o economical car), dapat malaki ang database ninyo na may libo-libong contacts. Pero kung ang binebenta ninyo ay highly-specified B2B shipping management software, maliit lang ang database nito. Mas importante ang pag-segment ng inyong database.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Paano masusukat ang tagumpay ng business emails?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang basic at kapaki-pakinabang na metrics sa pagsukat ng tagumpay ng email campaign ay ang porsiyento ng delivery rates, open rates, click-through rates, at bounce rates.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Gaano kahaba dapat ang mga email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Maikli lang dapat at madaling ma-scan ang content, na nakahalad sa maliliit na bahagi. Ilang segundo lang kasi ang ginugugol ng recipients sa pag-skim ng emails, na hanap lang ay ilang keywords at topics. Kung may makatawag-pansin sa kanila, saka nila babagalan ang basa at mas tututok na sa mensahe.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Dapat bang gumamit ng plain text email o HTML email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang pagpili ay depende sa inyong email marketing strategy, branding, style guide, at ibang factors. Pero rasonableng gumamit ng emails na naka-HTML code, lalo na sa mga produktong B2C dahil sa email na ito, mas maraming options sa pag-showcase ng produkto. ” } }] }