Paano simulan ang isang email (Tips + templates)

Sa higit na 300 bilyong emails na pinapadala at natatanggap kada araw, mahalaga pa rin ang email bilang paraan ng komunikasyon. Ang pagsisimula ng business email sa paraang professional – lalo na kung susulatan mo ang di mo kilala – ay laging challenge sa marketers, salespeople, at customer service reps na rin.

Sa katunayan, nakasalalay sa panimula ng email ninyo kung isasara ba agad ito ng makakabasa (at idi-delete) o itutuloy ang pagbabasa. Ang susunod na article ay magbibigay ng ilang tips kung paano magsimula ng email kasama na ng ilang karaniwang email greetings at pagsisimula ng email na puwede ninyong gamitin sa inyong business correspondence.

Ano ang puwedeng isama sa simula ng inyong emails

1. Mga pagbati o greeting

Magsimula sa nararapat na pagbati depende sa kung gaano kapormal ang kailangang tono. Laging ilagay ang pangalan ng makatatanggap (kung alam ninyo ito) para mas personal ang greeting. At laging tingnan kung tama ang spelling ng pangalan ng tatanggap ng email. Ang aming pro tip: i-copy-paste ang pangalan nila batay sa nakita ninyo sa ibang email, sa kanilang email signature, o sa website para masiguradong wala kayong typo.

2. Introduction at dahilan ng pagsulat (kung kinakailangan)

Kapag magsusulat nang unang beses sa isang tao, magpakilala kayo agad at magsama ng maikli pero sakto sa puntong sentence tungkol sa goal ng email. Ang sentence na ito ang magdidikta kung babasahin ba o dededmahin ng recipient ang email ninyo kaya siguraduhing malinaw at nakaka-kumbinsi ang pakay ninyo.

Kung may kapareho kayong kakilalang kaibigan, katrabaho, o anuman, banggitin ito dahil tataas ang pagkakataong masasagot ang email ninyo. Halimbawa, puwede kayong magbanggit nang pahapyaw tulad ng: “Hi [Pangalan], nakasalubong ko ang kaibigan nating si Richard (mula sa [Kompanya]) noong weekend at nabanggit niyang kailangan mo ng bagong help desk tool, kasi daw ‘yung current provider mo ay hindi na masyadong okay…”

3. Isang pambukas na phrase/ well wishes (optional)

Kung matagal-tagal na rin kayong hindi nag-email sa recipient o kung may casual relationship kayo, puwedeng magbanggit ng saglit pero positibong panimula tulad ng “Sana’y nasa mabuti kang kalagayan.” Puwedeng magsimula ito ng tamang direksiyon sa kabuuan ng email.

O kaya kung nag-share ang recipient ng update sa LinkedIn o ibang social media, i-congratulate sila sa pinakabago nilang achievements (personal man o professional). Puwede kayong magsabi ng “Congratulations sa promotion mo” o “Congratulations, exciting makitang nakuha ng [Kompanya ng Recipient] ang isang importanteng kliyenteng tulad ng [Kompanya].”

4. Isang thank you na linya (optional)

Batay sa context, puwede kayong magdagdag ng maikling “thank you” na linya sa email. Halimbawa, kung dating kumontak ang prospect/customer sa inyo, ang linyang tulad ng “Salamat sa pakikipag-ugnayan sa amin” o “Salamat sa pag-contact sa [Kompanya]” ay kailangang ilagay doon. Pero kung maglalagay kayo ng thank you note, mahalagang gawing personalized ito dahil ang mga standard thank you note (tulad ng nabanggit sa itaas) ay medyo generic at baka maging cold at mayabang naman ang dating.

Sa simpleng pagdagdag ng pangalan bago ang thank you na linya, mas friendly na ang dating ng message. Halimbawa: “Emily, maraming salamat sa pag-contact sa [Kompanya] at sa pagbanggit sa amin ng isyung ito. Tama ka…”

Mga halimbawa at template para simulan ang email

Professional na email greetings

“Hi [Pangalan]” ang pinaka-karaniwan na sigurdong gamit na gamit na pagbati sa email sa mundo ng business. Rekomendado pa rin ang ganitong greeting kung semi-formal at informal ang communication styles. Kung nais ninyong mas pormal nang kaunti, puwedeng palitan ang “Hi” ng “Hello.”

“Dear [Pangalan]” ay mainam ding gamitin sa parehong pormal at informal communication. Para mas madali sa inyo, naghanda kami ng isang listahan ng ibang generic greetings na puwede ninyong pagpilian sa pagsisimula ng inyong professional email. Narito sila:

---

---

---

---

Mga general email opening phrase

Kasunod ng greeting, puwede kayong magsama ng maikling pambungad na sentence para masimulan ang email. Pero mas mabuti nang iwasan ang mga ganitong panimula kung nagsusulat kayo ng pormal na email o kung cold emailing ang gagawin sa potensiyal na customer, dahil baka ang dating ay masyadong friendly. Narito ang ilan sa mga karaniwang halimbawa ng email openers:

Follow up email opening phrases

Kung di kayo sigurado kung ano ang isusulat sa panimula ng follow-up email, puwedeng ikonsidera ang sumusunod na email opening phrases na puwedeng maganda ang dating:

Reply email opening phrases

Sa pagsagot sa isang customer o prospect, isang maikling “Thank you” na linya ang nararapat na sa maraming pagkakataon. Kung di kayo sigurado kung paano isisingit ang “Thank you” o kailangan ninyo ng dagdag na inspirasyon, narito ang ilang alternatibo:

Paano simulan ang isang cold sales email

Kapag magsusulat ng cold email sa isang prospect, ang unang paragraph ang magdidikta kung sa tingin ng prospect ay dapat basahin ang email o hindi, kaya mahalagang maging bukod-tangi rito. Narito ang ilang halimbawa ng puwedeng isama sa inyong introductory paragraph:

Para sa karagdagang detalye, tingnan ang amin cold sales email templates.

Paano simulan ang sales follow up email

Ang pag-follow up sa isang prospect, lalo na kung di pa sila sumasagot sa nakaraang (mga) message, ay medyo sensitibo. Kung ganito ang kaso, subukan ang ilan sa epektibong email opening sentences — baka may makatulong dito!

Para sa karagdagang detalye, tingnan ang sales follow-up email templates.

Paano simulan ang isang post-purchase/ customer welcome email

Kapag may bumibili sa inyo ng  produkto o nag-sign up para sa isang serbisyo, dapat silang pasalamatan o i-welcome sila sa “pamilya” para masimulan ang relasyon ninyo nang maganda. Ang pinakamahusay na paraan para magawa ito ay sa pagsusulat ng welcome email na may thank you note, maikling introduction, at anumang impormasyong may pakinabang.

Tingnan ang iba pang post-purchase email templates at welcome email templates.

Paano simulan ang customer service email

Halos lahat ng customer service email ay dapat magsimula sa “Thank you” note, kahit sumasagot lang ito sa simpleng customer service request o reklamo ng customer. Ganito ang puwedeng maging hitsura nito:

Para sa karagdagang detalye, tingnan ang customer service templates.

Paano simulan ang isang customer apology email

Kapag sasagot sa isang galit o dismayadong customer, siguraduhing magpakita ng empathy at magpaumanhin agad sa ngalan ng inyong business. Narito kung paano ito gawin:

Summary

Ang simula ng inyong business email (ang greeting, pambungad na linya, at unang sentence) ay ang unang makikita ng recipient pagkabukas ng email. Sa pagsisimula ng email sa professional na paraan, mas makakapagbigay kayo ng positibong impression sa kanila. Ang gagamitin ninyong greeting at ang unang mga sentence ng simula ng professional business email ninyo ay nakadepende sa audience at context ng inyong pag-uusap. Gamitin ang email greetings at email opening phrases na nabanggit sa itaas kapag di kayo sigurado sa pagsisimula ng susunod ninyong email sa customer o cold prospect.

Laging tingnan ang email para sa anumang mali sa spelling o grammar, at siguraduhing tama lagi ang spelling ng pangalan ng recipient. Ang huli naming tip ay dapat maikli lang ito dahil walang may gustong magbasa ng mahahabang emails. Pumunta agad sa punto gamit ang tamang tono ng boses, at panalo ang magaganap dito.

Frequently asked questions

Bakit mahalaga ang pagsisimula ng inyong email?

Sa pagsisimula ng email sa professional na paraan, mas makakapagbigay kayo ng positibong first impression sa recipient. Kapag nagsusulat kayo nang unang beses pa lang sa isang tao, kritikal ang impression na iyon dahil mahihikayat ninyo ang mambabasa na magbasa at lalo na ang sumagot sa message.

Anong email greetings ang dapat iwasan?

Ang “Hi [Palayaw]” at “Hey [Pangalan]!” ay masyadong casual at dapat gagamitin lang kung nakapagpalitan na kayo ng email dati at may magandang relasyon kayo sa recipient. Pero ang “To whom it may concern” at “Dear Sir or Madam” naman ay masyadong pormal at makaluma na kaya dapat sa mga official communication lang ito o kung di ninyo alam ang mga pangalan ng sinusulatan ninyo.”

Dapat bang simulan ang email sa pormal o casual na paraan?

Mas mainam pa ring magsimula ng email sa casual at mas personalized na paraan. Pero ang sobrang informal at relaxed naman ay baka nakakailang sa audience. Kung di kayo sigurado sa tono, mas okay nang maging pormal nang kaunti kaysa sa masyadong casual at friendly. Kung kinakailangan, puwede ninyong i-adjust ang tono batay sa sagot na makukuha ninyo mula sa recipient.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Bakit mahalaga ang pagsisimula ng inyong email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Sa pagsisimula ng email sa professional na paraan, mas makakapagbigay kayo ng positibong first impression sa recipient. Kapag nagsusulat kayo nang unang beses pa lang sa isang tao, kritikal ang impression na iyon dahil mahihikayat ninyo ang mambabasa na magbasa at lalo na ang sumagot sa message.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Anong email greetings ang dapat iwasan?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang “Hi [Palayaw]” at “Hey [Pangalan]!” ay masyadong casual at dapat gagamitin lang kung nakapagpalitan na kayo ng email dati at may magandang relasyon kayo sa recipient. Pero ang “To whom it may concern” at “Dear Sir or Madam” naman ay masyadong pormal at makaluma na kaya dapat sa mga official communication lang ito o kung di ninyo alam ang mga pangalan ng sinusulatan ninyo.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Dapat bang simulan ang email sa pormal o casual na paraan?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Mas mainam pa ring magsimula ng email sa casual at mas personalized na paraan. Pero ang sobrang informal at relaxed naman ay baka nakakailang sa audience. Kung di kayo sigurado sa tono, mas okay nang maging pormal nang kaunti kaysa sa masyadong casual at friendly. Kung kinakailangan, puwede ninyong i-adjust ang tono batay sa sagot na makukuha ninyo mula sa recipient.” } }] }