RSVP email templates

Ang pagpaplano ng event, maging in-person o online, ay kailangan ng maraming oras at pagsisikap. Kailangan mong maghanap ng isang venue (isa man itong pisikal na lokasyon o isang host / platform sa internet), mag-secure ng mga speaker at/o exhibitors, magkaroon ng isang iskedyul, at lumikha ng isang marketing strategy upang maabot ang maraming tao hangga’t maaari, bukod sa maraming iba pang mga gawain. 

Ang huling punto ay partikular na mahalaga sapagkat mayroong isang bagay na ganap na kailangan ng bawat event upang maging matagumpay, at iyon ang mga panauhin. Nangangahulugan ito na ganap na napakahalaga na magpadala ng isang pinag-isipan mabuting imbitasyon sa email sa iyong madla upang makakuha ng maraming tao hangga’t maaari na “répondez s’il vous plaît” (RSVP) o “mangyaring tumugon” para kumpirmahin ang kanilang pagdalo.

Paano lumikha ng isang epektibong RSVP email

Mayroong maraming mga elemento ng isang imbitasyon sa email na mag-aambag upang maging matagumpay ito sa pag-secure ng mga RSVPs:

1. Pangalan ng nagpadala ng email – kung hindi alam ng mga tatanggap kung kanino nagmula ang imbitasyon ay malamang na hindi sila mag-RSVP, kaya itakda ang pangalan ng nagpadala sa pangalan ng kumpanya o gumamit ng isang personal na pangalan at sa halip isama ang pangalan ng kumpanya sa subject line.
2. Header logo – maaari nitong ipaalala sa mambabasa tungkol sa kung kanino nagmula ang mensahe kung hindi nila sinasadyang makaligtaan ang pangalan ng nagpadala. Bukod dito, ang pag-feature nang prominente sa iyong mga imbitasyon sa email ay maaaring makatulong sa pagbuo ng brand awareness.
3. Pagkakakilanlan ng brand- ang paggamit ng pare-parehong mga kulay sa kumpanya, mga font, imahe, at istilo (pati na rin ang header logo) sa lahat ng iyong pakikipag-usap ay makakatulong din sa pagbuo ng kamalayan at pagtitiwala na maaaring, dagdagan, ang pangmatagalang ROI ng iyong mga event dahil sa maraming mga RSVP.
4. Preview text – gamitin ang “sub-subject line” upang makuha ang pansin ng iyong madla.
5. Footer signature – tapusin ang iyong RSVP email sa paraang nagsimula ito, sa pangalan ng iyong brand, logo, at mga kulay, pati na rin mga link sa iyong website at social media profiles para sa isang karagdagang pagkakataon upang akitin ang mga tatanggap na dumalo sa iyong event.

RSVP email subject lines 

• Sumali sa amin sa darating na [kumpanya] [conference/webinar]!
• Huwag palalampasin, ang RSVP para sa aming [paksa] na kaganapan ngayon
• Magkita tayo sa [pangalan ng event] sa susunod na [linggo/buwan]?
• Lahat ay pinag-uusapan ang [pangalan] mga parangal…
• Markahan ang iyong kalendaryo para sa [kumpanya] team building event
• Ikaw ay imbitado para sa masayang [umaga/tanghali/araw] na off sa trabaho!

RSVP email templates

RSVP email template 1 – imbitasyon sa conference/webinar

RSVP email template 2 – imbitasyon sa awards event

RSVP email template 3 – imbitasyon sa team building event

RSVP email templates – Madalas na katanungan 

Gaano kahaba dapat ang isang RSVP email?

Tulad din ng karamihang uri ng mga email, ang mga imbitasyon sa event ay dapat na maikli at matamis upang mapanatili ang pansin at interes ng mambabasa. Dumiretso sa punto ng mga mahahalagang detalye ng event, tulad ng petsa, lokasyon, at key speaker/exhibitors/aktibidad, habang hinihimok ang mga tao na dumalo nang sabay. Huwag kalimutang isama ang pinakamahalagang call-to-action (CTA) para sa aktwal na pagpapareserba!

Ano ang dapat nilalaman ng isang RSVP email?

Habang ang kopya ng mga imbitasyon sa email ay kailangang gumagana, tulad ng inilarawan sa itaas, kailangan din itong maging kawili-wili ng sapat upang kumbinsihin ang mga tatanggap ng RSVP sa iyong event. Dapat ding maglaman ang email ng mga detalye tungkol sa kung saan at kailan ito magaganap habang inilalarawan ang mga benepisyo ng pagdalo sa event. Magagawa mo ito sa pamamagitan ng pagsasaalang-alang kung ano ang hinahanap ng iyong madla sa isang event na iyon. Gawin itong tunog nakaka engganyo upang kumbinsihin sila na dumalo habang nakatuon sa natatanging mga puntos sa pagbebenta. Muli, wag kakalimutan ang RSVP CTA.

Dapat ba akong gumamit ng plain text para sa isang RSVP email?

Ang isang larawan ay talagang nagsasabi ng isang libong mga salita, lalo na kapag naglalarawan ng mga aspeto tulad ng lokasyon at lugar ng kung ano ang dapat maging isang kapanapanabik na event. Ang rich media like na mga imahe at video ay malamang na hikayatin ang mga tatanggap ng RSVP higit sa anumang maaari mong isulat, samakatuwid ang sagot sa tanong na ito ay matinding “hindi”.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Gaano kahaba dapat ang isang RSVP email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Tulad rin sa karamihang uri ng mga email, ang mga imbitasyon sa event ay dapat na maikli upang makuha ang pansin at interes ng mambabasa.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Ano ang dapat nilalaman ng isang RSVP email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang email ay dapat naglalaman ng mga detalye tungkol sa kung saan at kailan ito magaganap habang inilalarawan ang mga pakinabang ng pagdalo sa event.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Dapat ba akong gumamit ng plain text para sa isang RSVP email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang isang larawan ay talagang nagsasabi ng isang libong mga salita, lalo na kapag naglalarawan ng mga aspeto tulad ng lokasyon at lugar ng kung ano ang dapat maging isang kapanapanabik na event. Ang rich media like na mga imahe at video ay malamang na hikayatin ang mga tatanggap ng RSVP higit sa anumang maaari mong isulat, samakatuwid ang sagot sa tanong na ito ay matinding hindi.” } }] }